Archivo y su importancia

EL ARCHIVO Y SU IMPORTANCIA
Los archivos juegan un papel importante dentro de las Organizaciones públicas o privadas y debería ser considerado como el reflejo de las instituciones y la imagenpropia de la institución que los produce.

 Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones.

 Son productos y sedimento natural de la actividad de laorganización.

 Gracias a ellos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada.

 Son un instrumento primordial, recurso esencial y testimonio dela evolución de la entidad.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Conjunto de técnicas con finalidad de la agrupación documental para el buen funcionamiento de organización de la entidad.

 Punto departida para lograr eficiencia y modernización administrativa.

 La organización documental está orientada a la clasificación, ordenación y clasificación de los documentos de una entidad.

 Laclasificación documental se identifica y establecen las categorías o grupos de documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad.

 Ordenación documental es la ubicación físicade los documentos en frecuencia (cronológica y/o alfabética).

 La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones que permitan su identificación,localización y recuperación de su información.

 Si no se dan los procesos en forma complementaria se dice que no hay una adecuada organización.

ORGANIZACIÓN = Clasificación + Ordenación+ Descripción.

DIFERENCIA ENTRE CLASIFICACION Y ORDENACION

 La clasificación va unida a la idea de separar y la ordenación a unir.

 Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementosestableciendo clases o grupos.

 Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden.

 La clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo, la ordenación ha...