Archivo Y Sus Elementos

INTRODUCCIÓN
Los archivos como colección de datos sirven para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.
En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten. Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre).


IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Los archivosjuegan un papel importante dentro de las organizaciones públicas o privadas y debería ser considerado como el reflejo de las instituciones y la imagen propia de la institución que los produce. Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones. Son productos y sedimento natural de la actividad de la organización. Gracias a ellos las organizacionespueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada. Son un instrumento primordial, recurso esencial y testimonio de la evolución de la entidad.

FUNCIÓN DEL ARCHIVO
El Archivo ejerce, entre otras, las siguientes funciones:
 Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.
Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión.
 Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión al Archivo General.
 Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos, según la normativa específica en materia de acceso.
 Diseñaractividades formativas en materia de archivos y documentos.
 Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando, organizando, describiendo y haciendo accesibles sus fondos documentales.
 Velar por la conservación de los documentos custodiados en el Archivo General y del patrimonio documental de la Universidad de Córdoba.

EQUIPOS Y MATERIALES DEL ARCHIVO
Archivo Horizontal: Tiene forma deescritorio, utiliza carpetas colgantes, es de poca capacidad.
Archivo Lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo Vertical o Folderama: Mueble metálico utiliza carpetas con visibilidad vertical, viene diferentes tamaños tiene buena capacidad.Estantería Abierta: Puede ser metálico o de madera, se utiliza para bibliotecas y archivos pasivos.
Gabinete de Archivo: Son repertorios con cajones y es el modo perfecto de guardar de manera segura todo tipo de registros.
Nido de Paloma: Mueble de madera que se puede colocar sobre una mesa, tiene varias divisiones pequeñas con un gran fondo y en los cuales se puede guardar documentos pequeños otamaño carta.
Bandeja Clasificadora: Son recipientes con etiquetas rotulables e intercambiables en blanco.
Gancho o Espigón: Es una base de metal o madera con un punzón que permite insertar los documentos (facturas).
Carpeta de Acordeón: Tiene varias divisiones, por lo general permiten clasificar en orden alfabética. Fue el primer sistema de archivo vertical, hoy día permite guardar facturas,recibos, certificaciones o documentos pendientes de entrega.
Tabla Shannon: Tiene una prensa, su base puede ser de metal, madera o plástico, sujeta los documentos. Se utiliza mucho en las oficinas de ingenieros, ejecutivos de venta, mercadeo, encuestas o registro civil.
Ficheros o Tarjetas: Es todo conjunto organizado de carácter personal, que permite el acceso a os datos con arreglo decriterios determinados.
Grapadora: Permite graduar las perforaciones de acuerdo con el tamaño del papel desee legajarse.
Perforadora con Palanca Guía: Para colocar ganchos o grapas a cajas o grupos de documentos voluminosos.
Destructoras de Papel: Son máquinas que reducen a tiras o partículas irreconstructibles los documentos con información confidencial.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Los...