Archivo

Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físicodonde se almacena la documentación.
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
 Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis añoslibros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.
 Por interés propio: lainformación es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
Las funciones del archivo serán por tanto:
 Guardar, conservary custodiar la información.
 Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
 Constituir un Centro activo de información.
 Cumplir con las disposiciones legales.
El archivo se usacomúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
Clases de archivos
Algunos de los criteriospara organizar los archivos son los siguientes:
 Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos departamentos. De laempresa. Cuando una sección o dpto. Necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:
 El archivo lo atiende profesionales especialistas.
 Puedenestablecerse criterios únicos para la clasificación
 Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
 También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.
Modelo de documento depetición
Datos del Peticionario
Nombre y apellidos
Departamento
Cargo
Documento Solicitado
Número de registro
Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)
FECHA DE ENTREGA: Recibí
FECHA DE...