Archivo

1. OBJETIVO

Establecer las actividades de organización, manejo, almacenamiento y control de los documentos de gestión, para permitir la conservación y recuperación de la información de manera rápida y oportuna, en todos los procesos del Ministerio del Interior y de Justicia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos, subprocesos y procedimientos del Ministerio del Interior y de Justicia.3. DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados en un proceso natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden, para servir como testimonio e información de la persona o institución que los produce, o como elementos para la historia.
Archivo de Gestión: Aquel enel que se reúne la documentación en tramite en busca de solución a asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las dependencias u otras que lo soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado su tramite y tiempo de retención en los diferentesarchivos de gestión de la Entidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general.
Documento: Información y su medio de soporte.[1]

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos o registros generados orgánica y funcionalmente por un proceso, por lo general se refiere a un mismo asunto.

Folio: Es la hoja de unlibro, de un cuaderno o de un expediente.

Foliación: Operación que consiste en enumerar consecutivamente los folios de una carpeta o expediente, únicamente por el folio-recto.

Folio-recto: Primera cara de un folio.

Folio-verso o vuelto: Segunda cara de un folio.

Tabla de retención documental: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales seasigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de retención documental también define el destino del documento al finalizar su vigencia administrativa legal o fiscal.

Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados por un proceso o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Signatura topográfica: Referencia que indica el estante o fila, el módulo y la bandeja en la que se encuentra un documento, dentro de un Archivo de Gestión o un repositorio del Archivo Central

Unidad documental Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solodocumento, y compleja cuando le componen varios, dando lugar al expediente. Puede ser unidad documental un acta, un oficio, un informe, un expediente, etc.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Oficio, Acta, Resolución, Informe, Memorando, entre otros.

4. NORMATIVIDAD.

• INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS YCERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. (NTCGP 1000). Numeral 4.2.4.
• Ley 80 de 1989 “ Por la cual se crea el Archivo General de la Nación”
• Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
• Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de losOrganismos Nacionales al Archivo General de la Nación.
• Decreto 998 de 1997, por el cual se reglamenta las transferencias de documentos históricos de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
• Decreto 4530 de 2008, por el cual determino la estructura organiza del Ministerio del Interior y de Justicia.
• Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, por el cual se adopta y se...