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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El Administrador Documental tiene como objetivo mantener los documentos en un buen estado de reserva y así mismo buscar la forma de llevar el control y la organización deestos mismos, por lo tanto es importante analizar si en el espacio donde trabajamos si está cumpliendo los requisitos necesarios para el buen manejo del archivo y plantear la siguiente pregunta ¿Quépapel está realizando el Administrador Documental en la empresa?, es importante tener en claro cuáles son sus funciones, por consiguiente vamos a empezar teniendo una idea clara de lo que esadministración documental.
Por consiguiente la definición más concreta y que abarca todo lo que estamos manejando es la siguiente “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Teniendo claroesto el Administrador documental recurre a los diferentes tipos de archivo y manejo para buscar la mejor manera de tener organizado su documentación, de esta manera podemos dar ejemplo de cómo semaneja la documentación en mi empresa teniendo en cuenta todas las normas que establece el Archivo General de la Nación.
Para empezar es importante aclara que nuestra entidad se basa en las obras que eseestablecen en Bogotá, por lo tanto nuestro archivo se basa en direcciones y correspondencia recibida y enviada. El papel del Administrador Documental en la empresa se basa en tener una organizaciónde documentos según lo requiera cada dependencia, por lo tanto se maneja diferente orden para cada uno:
* Para la correspondencia recibida y enviada se organiza por orden cronológico según sullegada o su fecha de envió.
* Para los archivos correspondientes a obra se organiza por zona y dirección.
* Para las actas se organiza por fecha de realización.
* Se maneja una codificación...