Archivo
Páginas: 6 (1271 palabras)
Publicado: 30 de junio de 2011
CLASES DE GUIAS Y SU USO
Las guías consisten en una pieza de cartón, tamaño carta o legal, preferentemente de color, de material resistente, algunas veces reforzado con varillas de metal en las orillas. Tienen dos funciones:
* Ayudar a localizar el material archivado guiando la vista.
* Servir de sostén al material archivado.
Las guias llevan lo que se llama títulos o membretes quepueden ser letras, números, nombres, etc., según el sistema de archivo que se utilicen.
Las guías alfabéticas se encuentran en el comercio con divisiones o subdivisiones en varios colores.
Hay cuatro clases de guías:
* Principales
* Secundarias
* Especiales
* De salida
GUIAS PRINCIPALES:
Llevan la pestaña en la primera posición. Sirven para indicar las divisionesmayores. Por ejemplo, las distintas letras del alfabeto.
GUIAS SECUNDARIAS:
Las que llevan las pestaña en segunda posición. Sirven para indicar las subdivisiones por títulos secundarios. Por ejemplo, las divisiones de la letra “B”, como “bo”.
Bo
B
Venegas
Alberto
FUERA
GUIAS ESPECIALES:
Sirven para hacer resaltar aquellos títulos que se usan mucho o que son muy importantes. Llevan lapestaña en 5ª. Posición.
GUIAS DE SALIDA:
Sirven para indicar que un documento salió del archivo. Llevan la pestaña en 4ª. O 5ª. Posición, y en ella la palabra “FUERA” o “OUT”.
Algunos gabinetes de archivo traen un dispositivo para sostener las guías.
CARPETAS
Las carpetas la encontramos en dos tamaños: carta y legal. Corrientemente tienen varios quiebres en su parte inferior quesirven para ir acondicionando el fondo, de acuerdo con el número de documentos.
Las carpetas y las guías tienen en su parte superior un corte, saliente o pestaña, donde se coloca el titulo o nombre este corte varia conforme el lugar donde esta colocado y conforme el tamaño.
Los tamaños más usados en las pestañas son de corte de un 5º. Para carpetas misceláneas y de corte de un tercio paracarpetas individuales.
En archivo se encuentran dos clases de carpetas:
* Individuales
* Misceláneas
CARPETAS INDIVIDUALES:
Son aquellas que tienen documentos de una sola persona, institución o asunto.
CARPETAS MISCELANEAS:
Son aquellas carpetas donde se guarda material de varias personas, varias instituciones o varios asuntos.
Las carpetas individuales siempre deben ir antes quelas misceláneas. Esto es para que al poner el material en el archivo, antes de llevar a la carpeta miscelánea podamos asegurarnos de que esa persona no tiene una carpeta individual.
CARPETA EXPEDIENTE:
Un legajo en el que se archivan los papeles de un mismo asunto y de una misma persona constituye un expediente. Ejemplo: el juicio que se inicia contra alguien por un delito. Todo va en la mismacarpeta.
CARPETAS COLGANTES:
Tienen una armazón de metal para sostenerlas en un marco que se coloca dentro del archivo. También existen archivadores que tienen solo el marco y las carpetas quedan sostenidas. Pueden tener el titulo vertical y lateral.
SUBCARPETAS
Cuando se usan carpetas colgantes, pueden clasificarse los asuntos en varias “subcarpetas”. Estas las podemos comprar porcientos, en los tamaños carta y legal.
CARPETAS DE COLORES:
Los colores son muy útiles para diferenciar. Ejemplo:
COLOR | SECCIONES O DEPARTAMENTOS | ASUNTOS | AÑO |
| Personal | Facturas | 2008 |
| Administración | Cobros | 2009 |
| Ventas | Equipo de materiales | 2010 |
| Producción | Requisiciones bodega | 2011 |
CARPETAS EXPANDIBLES:
Es igual a la carpeta tipo acordeón. Enel mercado se encuentran de cartón, plástico. Con índice o sin el. Colgantes y transportables. Con cubierta o con diferentes tipos de cierre. También existen reforzados con metal para su fácil sostenimiento vertical.
Carpeta de fuelle: se utilizan para guardar documentos en papeles en orden alfabético o numérico antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.
Carpetas...
Las guías consisten en una pieza de cartón, tamaño carta o legal, preferentemente de color, de material resistente, algunas veces reforzado con varillas de metal en las orillas. Tienen dos funciones:
* Ayudar a localizar el material archivado guiando la vista.
* Servir de sostén al material archivado.
Las guias llevan lo que se llama títulos o membretes quepueden ser letras, números, nombres, etc., según el sistema de archivo que se utilicen.
Las guías alfabéticas se encuentran en el comercio con divisiones o subdivisiones en varios colores.
Hay cuatro clases de guías:
* Principales
* Secundarias
* Especiales
* De salida
GUIAS PRINCIPALES:
Llevan la pestaña en la primera posición. Sirven para indicar las divisionesmayores. Por ejemplo, las distintas letras del alfabeto.
GUIAS SECUNDARIAS:
Las que llevan las pestaña en segunda posición. Sirven para indicar las subdivisiones por títulos secundarios. Por ejemplo, las divisiones de la letra “B”, como “bo”.
Bo
B
Venegas
Alberto
FUERA
GUIAS ESPECIALES:
Sirven para hacer resaltar aquellos títulos que se usan mucho o que son muy importantes. Llevan lapestaña en 5ª. Posición.
GUIAS DE SALIDA:
Sirven para indicar que un documento salió del archivo. Llevan la pestaña en 4ª. O 5ª. Posición, y en ella la palabra “FUERA” o “OUT”.
Algunos gabinetes de archivo traen un dispositivo para sostener las guías.
CARPETAS
Las carpetas la encontramos en dos tamaños: carta y legal. Corrientemente tienen varios quiebres en su parte inferior quesirven para ir acondicionando el fondo, de acuerdo con el número de documentos.
Las carpetas y las guías tienen en su parte superior un corte, saliente o pestaña, donde se coloca el titulo o nombre este corte varia conforme el lugar donde esta colocado y conforme el tamaño.
Los tamaños más usados en las pestañas son de corte de un 5º. Para carpetas misceláneas y de corte de un tercio paracarpetas individuales.
En archivo se encuentran dos clases de carpetas:
* Individuales
* Misceláneas
CARPETAS INDIVIDUALES:
Son aquellas que tienen documentos de una sola persona, institución o asunto.
CARPETAS MISCELANEAS:
Son aquellas carpetas donde se guarda material de varias personas, varias instituciones o varios asuntos.
Las carpetas individuales siempre deben ir antes quelas misceláneas. Esto es para que al poner el material en el archivo, antes de llevar a la carpeta miscelánea podamos asegurarnos de que esa persona no tiene una carpeta individual.
CARPETA EXPEDIENTE:
Un legajo en el que se archivan los papeles de un mismo asunto y de una misma persona constituye un expediente. Ejemplo: el juicio que se inicia contra alguien por un delito. Todo va en la mismacarpeta.
CARPETAS COLGANTES:
Tienen una armazón de metal para sostenerlas en un marco que se coloca dentro del archivo. También existen archivadores que tienen solo el marco y las carpetas quedan sostenidas. Pueden tener el titulo vertical y lateral.
SUBCARPETAS
Cuando se usan carpetas colgantes, pueden clasificarse los asuntos en varias “subcarpetas”. Estas las podemos comprar porcientos, en los tamaños carta y legal.
CARPETAS DE COLORES:
Los colores son muy útiles para diferenciar. Ejemplo:
COLOR | SECCIONES O DEPARTAMENTOS | ASUNTOS | AÑO |
| Personal | Facturas | 2008 |
| Administración | Cobros | 2009 |
| Ventas | Equipo de materiales | 2010 |
| Producción | Requisiciones bodega | 2011 |
CARPETAS EXPANDIBLES:
Es igual a la carpeta tipo acordeón. Enel mercado se encuentran de cartón, plástico. Con índice o sin el. Colgantes y transportables. Con cubierta o con diferentes tipos de cierre. También existen reforzados con metal para su fácil sostenimiento vertical.
Carpeta de fuelle: se utilizan para guardar documentos en papeles en orden alfabético o numérico antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.
Carpetas...
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