Archivo

Archivo
--Clico De Vida Util De Un Documento
Se refiere a la vida útil del mismo: desde su creación hasta su disposición o destrucción. Consta de las siguientes fases:
Creación o recibo: Se refiere al documento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario.
Distribución: Consiste en hacerlos llegar a las personas quenecesitan la información. La misma puede ser interna o externa.
Conservación o archivo: Se refiere a las copias en papel, en el disco duro de la computadora o en discos flexibles, de los documentos que algunas empresas prefieren conservar.
Protección: Cualquier documento de valor debe conservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad al necesitarlo.
Localización y uso:Se refiere a conocer a la institución y el buen juicio para eterminar qué documentos serán usados osteriormente como referencia o como base para latoma de decisiones.
Transferencia: Esto es cuando los documentos activos se convierten en inactivos, que deberán transferirse a los archivos semi-activos o inactivos. De este modo no se recargan los archivos activos. (sehace periódicamente, deacuerdo a un plan establecido).
Disposición o destrucción: Esta es la última fase de un documento cuando ya no tiene ningún valor para la empresa.

--Definicion De Archivo
Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante.
--Organización de Archivos
La organización que se de a losdocumentos en esta primera etapa influirá y determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás.
Consistirá en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignadas cada oficina. Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos, que podemos dividiren: Correspondencia., Libros de registro.Expedientes.
Organización externa: Una de las funciones básicas de los archivos de gestión será individualizar los expedientes. Esto se consigue introduciendo en una sola carpetilla todos los documentos que participan en la resolución de un mismo asunto. 
Organización interna: Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación de causa-efecto. Así, suordenación ha de seguir una construcción lógica de todo el procedimiento administrativo de que se trate: generalmente será un orden cronológico, a medida que se van produciendo los documentos, de acuerdo a la norma que lo regula.
--Modelos De Archivadores
Archivo verticales.

son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical,lo cual facilita la ubicación del material archivado. los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leidos comodamente,
Archivo horizontal o estanterias con anaqueles fijos:
son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables.
Fichero:
es un mueble que consta degavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.
Casilleros:
 
consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o dedocumentos más pequeños.
computadora:
es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor,un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.
--Materiales Utilizados Para Archivar
Las carpetas
El uso de la carpeta es generalizada dentro de una oficina, ya que no sólo se usa para guardar los archivo, sino también para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno....