archivo

.-Orden alfabético.

Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad alser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son iguales, la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden las largas si tienen idénticaraíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí Sarría Juárez, Ely García, Ali Salamanca

Ventajas e inconvenientes de los diferentes métodos de
clasificación de archivos.

Sistemas de
ClasificaciónPor orden
alfabético


Por orden
numérico

VENTAJAS
Sencillez.
Familiaridad con el criterio de ordenación.
Elasticidad, pues es posible incluir nuevos
nombres en el punto exacto.Bajo coste.
Posibilidad de encontrar fácilmente una
carpeta.
Siempre resulta posible asignar al material
un número de identificación. Mientras que en
cambio resulta a menudo difícildesignarlo
con un nombre propio.
• Los números emiten una designación lo más
exacta posible del material.
• Los números resultan de lectura mucho más
fácil que las letras.
• Ordenando números, nopueden surgir dudas
acerca de su colocación.
El número representa una forma de


INCONVENIENTES
Los criterios de ordenación del material
no son unívocos: pueden surgir dudas.
Si el materiales abundante, es
necesario contar con personal
notablemente preparado.
Cuanto más aumenta el material, en
mayor grado resultan frecuentes los
casos de homonimia.
Con gran frecuencia sondifíciles las
consecuciones sucesivas de datos.
• El inconveniente fundamental es que la
búsqueda del material clasificado
resulta imposible si no se conoce el
número bajo el cual se guarda o bien siel orden numérico no coincide con el
alfabético o el geográfico. Esto significa
que a partir del instante en que se
clasifica algo en orden número resulta
necesario disponer de un índice...