Archivo
Páginas: 4 (791 palabras)
Publicado: 29 de julio de 2011
Sistematización de Archivos
El archivo puedo definirse como un conjunto de documentos reunidos por una persona o ente en particular como soporte o prueba de una determinada información. Lasoperaciones realizadas para sistematizar los archivos son de gran importancia ya que los costos derivados del manteniendo de los archivos y de la búsqueda de información son elevados.
El proceso desistematización de archivos se constituye de una serie pasos, se inicia con la recaudación de datos se procede a la selección de listas y descripciones de los archivos por departamentos. Luego se procedecon el análisis y rediseños de los procesos tomando en cuenta la estructura de los archivos que también deben ser rediseñados, para esto se incluyen todos los archivos existentes como por ejemplo, losarchivos departamentales con sus normas y procedimientos sobre control, transferencias entre otros aspectos. También se debe tomar en cuenta el archivo central con sus lineamientos sobre diferentesaspectos y finalmente los archivos referentes a la configuración del computador.
Después de incluir todos los archivos se procede a la instalación de los mismos, actividad que consiste en guardarlos documentos en el lugar indicado de manera que sea más fácil localizarlos con rapidez y exactitud, las dos últimas etapas del proceso de sistematización comprende la operación y la auditoriaperiódica para verificar que el almacenamiento de la información se lleve a cabo de forma ordenada y sistemática.
Clasificación de los Documentos por su Importancia
Mediante la comparación entredocumentos puede definirse su importancia de los mismos y por consiguiente su duración dentro de la organización, para evitar la acumulación de información inútil. Los documentos pueden clasificarse comodocumentos vitales, documentos importantes, documentos útiles y documentos no esenciales.
Los documentos vitales son vitales para las operaciones una organización y se caracterizan por que no...
El archivo puedo definirse como un conjunto de documentos reunidos por una persona o ente en particular como soporte o prueba de una determinada información. Lasoperaciones realizadas para sistematizar los archivos son de gran importancia ya que los costos derivados del manteniendo de los archivos y de la búsqueda de información son elevados.
El proceso desistematización de archivos se constituye de una serie pasos, se inicia con la recaudación de datos se procede a la selección de listas y descripciones de los archivos por departamentos. Luego se procedecon el análisis y rediseños de los procesos tomando en cuenta la estructura de los archivos que también deben ser rediseñados, para esto se incluyen todos los archivos existentes como por ejemplo, losarchivos departamentales con sus normas y procedimientos sobre control, transferencias entre otros aspectos. También se debe tomar en cuenta el archivo central con sus lineamientos sobre diferentesaspectos y finalmente los archivos referentes a la configuración del computador.
Después de incluir todos los archivos se procede a la instalación de los mismos, actividad que consiste en guardarlos documentos en el lugar indicado de manera que sea más fácil localizarlos con rapidez y exactitud, las dos últimas etapas del proceso de sistematización comprende la operación y la auditoriaperiódica para verificar que el almacenamiento de la información se lleve a cabo de forma ordenada y sistemática.
Clasificación de los Documentos por su Importancia
Mediante la comparación entredocumentos puede definirse su importancia de los mismos y por consiguiente su duración dentro de la organización, para evitar la acumulación de información inútil. Los documentos pueden clasificarse comodocumentos vitales, documentos importantes, documentos útiles y documentos no esenciales.
Los documentos vitales son vitales para las operaciones una organización y se caracterizan por que no...
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