archivo
Páginas: 40 (9778 palabras)
Publicado: 12 de mayo de 2013
1
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
UNIDAD
El archivo. Concepto y finalidad
M01
El archivo es el conjunto de documentos de la empresa u organización que se
encuentran debidamente ordenados. También se denomina así, muchas veces, al
lugar físico donde se conservan todos estos documentos.
Para la gestión de cualquier empresa, un archivo es una herramientaimprescindible que, además, persigue unos objetivos muy concretos.
Existen dos razones fundamentales por las que una empresa u organización debe
conservar la documentación:
Por su propio interés: le permite disponer de la información de la propia
empresa para su propia gestión. Es conveniente disponer de un sistema eficaz
de archivo, pues así facilitamos el trabajo interno.
Por exigenciaslegales: el Código de Comercio, en su artículo 30, indica que la
documentación se debe conservar durante seis años.
Fundamentalmente son exigencias de tipo tributario las que nos exigen este
periodo de tiempo.
Para que un archivo sea útil, deberá cumplir una serie de requisitos:
Ser de fácil utilización.
Mantenerse siempre actualizado.
Ser flexible.
No ocupardemasiado espacio.
Garantizar la seguridad y la conservación
de los documentos en él guardados.
Estar siempre controlado.
19
M01
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
1 Clases de archivos
Podemos realizar una clasificación de los distintos tipos de archivos en función
de diversas variables.
1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixtoArchivo centralizado
Sus características son:
Archivo único para toda la empresa u organización, localizado en una única
área o departamento.
Se consigue una gran economía de espacio y recursos, tanto materiales como
humanos.
La documentación se encuentra accesible para todo el personal.
La responsabilidad sobre el archivo se encuentra definida ylocalizada, permitiéndose un mejor control.
La centralización se puede realizar sólo con documentos en sus versiones
finales y definitivas.
Se suele realizar para toda la documentación de las pequeñas empresas y para
los documentos de consulta general de las medianas y grandes empresas.
Archivo descentralizado
Sus características son:
Cada departamento o área tiene su propio archivo.
Se permite mantener fácilmente la confidencialidad de los documentos.
Se dispone de acceso rápido a documentos de necesidad inmediata.
Todo el personal del departamento o área tiene acceso al archivo, aunque
debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.
Se suele realizar en las grandes empresas y también para aquellas organizaciones que funcionanen diferentes ubicaciones físicas.
Archivo mixto
Sus características son:
20
Descentralizados o departamentales, los archivos activos y semiactivos.
Centralizado, el archivo inactivo y/o histórico.
EL ARCHIVO. CONCEPTO Y FINALIDAD
UD1
1.2. Por su contenido: público o privado
Archivo público
Aquel que pertenece a organismos o entidades públicas u oficiales. Según sufinalidad pueden ser administrativos o históricos.
Archivo privado
Aquel que pertenece a empresas o entidades privadas. También se incluyen aquí
cualesquiera otros que tengan un ámbito de carácter no público: eclesiásticos,
personales, etc.
1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión,
semiactivo o definitivo
Activo o de gestión
Contiene documentos recientes, normalmenteen trámite, que se encuentran dentro del periodo típico de trabajo anual y que son de consulta permanente. No
incluye documentos que sean de periodos de tiempo muy anteriores, pues estos
regularmente se transfieren al archivo histórico. Se trata de un archivo con un
volumen de consultas muy alto.
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la...
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
UNIDAD
El archivo. Concepto y finalidad
M01
El archivo es el conjunto de documentos de la empresa u organización que se
encuentran debidamente ordenados. También se denomina así, muchas veces, al
lugar físico donde se conservan todos estos documentos.
Para la gestión de cualquier empresa, un archivo es una herramientaimprescindible que, además, persigue unos objetivos muy concretos.
Existen dos razones fundamentales por las que una empresa u organización debe
conservar la documentación:
Por su propio interés: le permite disponer de la información de la propia
empresa para su propia gestión. Es conveniente disponer de un sistema eficaz
de archivo, pues así facilitamos el trabajo interno.
Por exigenciaslegales: el Código de Comercio, en su artículo 30, indica que la
documentación se debe conservar durante seis años.
Fundamentalmente son exigencias de tipo tributario las que nos exigen este
periodo de tiempo.
Para que un archivo sea útil, deberá cumplir una serie de requisitos:
Ser de fácil utilización.
Mantenerse siempre actualizado.
Ser flexible.
No ocupardemasiado espacio.
Garantizar la seguridad y la conservación
de los documentos en él guardados.
Estar siempre controlado.
19
M01
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
1 Clases de archivos
Podemos realizar una clasificación de los distintos tipos de archivos en función
de diversas variables.
1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixtoArchivo centralizado
Sus características son:
Archivo único para toda la empresa u organización, localizado en una única
área o departamento.
Se consigue una gran economía de espacio y recursos, tanto materiales como
humanos.
La documentación se encuentra accesible para todo el personal.
La responsabilidad sobre el archivo se encuentra definida ylocalizada, permitiéndose un mejor control.
La centralización se puede realizar sólo con documentos en sus versiones
finales y definitivas.
Se suele realizar para toda la documentación de las pequeñas empresas y para
los documentos de consulta general de las medianas y grandes empresas.
Archivo descentralizado
Sus características son:
Cada departamento o área tiene su propio archivo.
Se permite mantener fácilmente la confidencialidad de los documentos.
Se dispone de acceso rápido a documentos de necesidad inmediata.
Todo el personal del departamento o área tiene acceso al archivo, aunque
debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.
Se suele realizar en las grandes empresas y también para aquellas organizaciones que funcionanen diferentes ubicaciones físicas.
Archivo mixto
Sus características son:
20
Descentralizados o departamentales, los archivos activos y semiactivos.
Centralizado, el archivo inactivo y/o histórico.
EL ARCHIVO. CONCEPTO Y FINALIDAD
UD1
1.2. Por su contenido: público o privado
Archivo público
Aquel que pertenece a organismos o entidades públicas u oficiales. Según sufinalidad pueden ser administrativos o históricos.
Archivo privado
Aquel que pertenece a empresas o entidades privadas. También se incluyen aquí
cualesquiera otros que tengan un ámbito de carácter no público: eclesiásticos,
personales, etc.
1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión,
semiactivo o definitivo
Activo o de gestión
Contiene documentos recientes, normalmenteen trámite, que se encuentran dentro del periodo típico de trabajo anual y que son de consulta permanente. No
incluye documentos que sean de periodos de tiempo muy anteriores, pues estos
regularmente se transfieren al archivo histórico. Se trata de un archivo con un
volumen de consultas muy alto.
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la...
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