archivo

1) El archivo es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodialos documentos mientras esté en trámite o su uso sea muy frecuente.
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la ley obliga a ello estableciendo un plazo mínimode conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservan debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre elfuncionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentre rápidamente lo que se busca.
2) Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
1.     Reunirde forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2.      Guardar de manera ordenada el material reunido.
3.     Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuandosea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado.
3) materiales para archivar

Archivo verticales: son muebles que constan de gavetas colocadas unaencima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado.

Archivo horizontal: son muebles que consta de divisiones colocadas en formahorizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas enuno de los bordes angostos.
Fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetasarchivadas.
Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se...