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INEXSITENCIA DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL- ARCHIVADOR DE MATRICES Y ARCHIVADOR DE GAVETAS ABIERTAS.




POR:
ALEXANDRA ALVARAN ESPINOSA
ROSA ALEXANDRA BONILLA JIMENEZ
JULIAN CAMILO ESTRADA SUAREZ




11.C – J.M





LUZ ESTELLA REINOSA
DOCENTE







INSTITUCION EDUCATIVA GERARDO ARIAS RAMIREZ
VILLAMARIA – CALDAS
INEXSISTENCIA DE UN SISTEMA DE SISTEMA DEGESTION DOCUMENTAL

Se entiende por gestión documental el conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vezmás compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sinoque además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión debases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimientodel sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente,tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario conduce a los profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores demarketing.
Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema documental, es importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra más correctas, bien a disponer de argumentos de negociación con el departamento de informática.

Sistema de gestión documental son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidadesde documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos...