archivo
Páginas: 5 (1238 palabras)
Publicado: 3 de junio de 2013
Tema: Técnicas de archivo.
1. Concepto de archivo.
Es el proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizar fácil y rápidamente y proteger de perdidas y deterioro; es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.
2. Importancia de los archivos
Es la forma que representa lamemoria de un negocio o conservación de los documentos solo se guarda los documentos importantes.
3. El papel del archivista
Es el que en una empresa tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos es el que se encarga de ordenar los archivos para que le permita localizarlos con rapidez y utilizarlos; es el responsable del mantenimiento de los archivos personales del jefe.
4. Finalidad delos archivos
Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas para decidir donde guardar un documento, solo es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.
Conservación:
Archivo inactivo esel que guarda documentos de varios años
Archivo central encuentra en el sótano y guarda documentos antiguos.
Archivo activo. Documentos actuales.
5. Deposito de los archivos
Muebles de archivo más conocidos:
El archivador horizontal
Es el uso de gavetas para fines de archivo consiste en colocar los papeles en posición horizontal, uno encima de otros sin doblarlos.
El archivadorlateral
En este método los documentos se apoyan sobre uno de los lados del archivador (estante) en este se va colocando uno junto al otro como los libros de la biblioteca y el titulo del documento debe se anotarse en los lomos. Este método es adecuado para archivar libros, archivadores de palanca, discos, etc.
El archivador vertical.
En este método los documentos los documentos se apoyan enforma vertical en bolsas colgantes uno detrás de otro y por lo general se archivan en carpetas. Consiste en juntar toda la información referente a un individuo, empresa, lugar o asunto. Este método prevee mayor apariencia, mayor visibilidad, mayor exactitud y facilidad para archivar o encontrar documentos así mismo ocupa menos espacio en los archivadores.
6. Que significa archivar
Archivar esel Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda la correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta elegancia; también se puede decir que es un proceso por el cual nosotros organizamos nuestros documentos ya que así podemos tomar fácil y rápidamente una decisión comercialmente vital. Ya que por este proceso de organizaciónlocalizamos y utilizamos nuestros documentos sin ninguna dificultad, además de saber guardar información sin tener problemas futuros. De perdida de información ya que tenemos organizado todo ya a salvo los documentos permitiéndonos así ocasionar problemas a la empresa y a nosotros o nuestra personalidad.
7. Tipos de Archivos: archivos activos, semiactivos, inactivos, generales y centralizados.Departamentales, personales.
Archivo activo
Está formado por los documentos del año en curos, los documentos que se encuentran pendientes de respuestas o solución y los documentos de años anteriores que mantengan su vigencia y señal de consulta frecuente.
Archivo Semi-activo.
Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuentes.
Archivopasivo
Está formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentren en ambientes diferentes al archivo activo y que mantiene su valor documental, información o histórico que por su importancia pueden y tener empleo en lo administrativo.
Archivo generales
Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al...
1. Concepto de archivo.
Es el proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizar fácil y rápidamente y proteger de perdidas y deterioro; es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.
2. Importancia de los archivos
Es la forma que representa lamemoria de un negocio o conservación de los documentos solo se guarda los documentos importantes.
3. El papel del archivista
Es el que en una empresa tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos es el que se encarga de ordenar los archivos para que le permita localizarlos con rapidez y utilizarlos; es el responsable del mantenimiento de los archivos personales del jefe.
4. Finalidad delos archivos
Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas para decidir donde guardar un documento, solo es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.
Conservación:
Archivo inactivo esel que guarda documentos de varios años
Archivo central encuentra en el sótano y guarda documentos antiguos.
Archivo activo. Documentos actuales.
5. Deposito de los archivos
Muebles de archivo más conocidos:
El archivador horizontal
Es el uso de gavetas para fines de archivo consiste en colocar los papeles en posición horizontal, uno encima de otros sin doblarlos.
El archivadorlateral
En este método los documentos se apoyan sobre uno de los lados del archivador (estante) en este se va colocando uno junto al otro como los libros de la biblioteca y el titulo del documento debe se anotarse en los lomos. Este método es adecuado para archivar libros, archivadores de palanca, discos, etc.
El archivador vertical.
En este método los documentos los documentos se apoyan enforma vertical en bolsas colgantes uno detrás de otro y por lo general se archivan en carpetas. Consiste en juntar toda la información referente a un individuo, empresa, lugar o asunto. Este método prevee mayor apariencia, mayor visibilidad, mayor exactitud y facilidad para archivar o encontrar documentos así mismo ocupa menos espacio en los archivadores.
6. Que significa archivar
Archivar esel Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda la correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta elegancia; también se puede decir que es un proceso por el cual nosotros organizamos nuestros documentos ya que así podemos tomar fácil y rápidamente una decisión comercialmente vital. Ya que por este proceso de organizaciónlocalizamos y utilizamos nuestros documentos sin ninguna dificultad, además de saber guardar información sin tener problemas futuros. De perdida de información ya que tenemos organizado todo ya a salvo los documentos permitiéndonos así ocasionar problemas a la empresa y a nosotros o nuestra personalidad.
7. Tipos de Archivos: archivos activos, semiactivos, inactivos, generales y centralizados.Departamentales, personales.
Archivo activo
Está formado por los documentos del año en curos, los documentos que se encuentran pendientes de respuestas o solución y los documentos de años anteriores que mantengan su vigencia y señal de consulta frecuente.
Archivo Semi-activo.
Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuentes.
Archivopasivo
Está formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentren en ambientes diferentes al archivo activo y que mantiene su valor documental, información o histórico que por su importancia pueden y tener empleo en lo administrativo.
Archivo generales
Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al...
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