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SEMINARIO GESTIÓN DOCUMENTAL
BIENVENIDOS

“LA SALVAGUARDA
DE LOS
DOCUMENTOS
CONSTITUYEN EL
PATRIMONIO E
IDENTIDAD DE
NUESTRA NACIÓN”

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de
retención.

..Seráobligatoriopara las entidades del Estado elaborar y
adoptarlas respectivas tablas de retención documental.
..Las TRD del Comando de la Armada Nacional fueron
elaboradas yaprobadas mediante el acuerdo No. 013 de
2004, expedido por el consejo Directivo del Archivo General
de la Nación (A.G.N.), comprometiendo asía cumplir las
disposiciones que emita el Archivo General de la Nación
como ente rector de la Política Archivística en Colombia.

AYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

TABLAS DE RETENCITABLAS DE RETENCIÓÓN N
DOCUMENTAL LEY 594 DE 2000DOCUMENTAL LEY594 DE 2000

Tabla de Retención Documental

Acuerdo No.039 de 2002

Listado de seriescon sus
correspondientes tipos
documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de
permanenciaen cada etapa delciclo vital de los documentos.
AYUDANTÍA GENERAL COMANDO ARMADA

Definición de TRD

ProducciónProtecciónAlmacenamientoDisposición FinalTiempo de Retención
Cuadro de texto: AYUDANTÍAGENERAL COMANDO ARMADA
AYUDANTÍA GENERAL COMANDO ARMADA

FORMATO T.R.D.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura
y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,Informes,
entre otros.

Subserie Documental:Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la
serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada
asunto.

Unidad mínima que reúne todas las características
necesarias para ser considerada documento. Son
ejemplos de piezas documentales, entre otros, un
acta, un oficio, uninforme.
Tipología 1Tipología 2…
Tipología n
Cuadro de texto: AYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA
AYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

..Histórico
..Cultural
..Investigación
..CientíficoAARCHIVO DERCHIVO DEGGESTIESTIÓÓNNAARCHIVORCHIVOCCENTRALENTRALARCHIVO ARCHIVO
HISTHISTÓÓRICORICO
..Administrativo
..Legal
..Fiscal
..Contable
..TécnicoValoresPrimariosValores
secundariosDocumentación
ActivaDocumentación
Semi-activaDocumentación
InactivaAYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

Definiciones del

Valor Primario

..Es el que tienen los documentos a lo largo de
la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es
decir, durante la tramitación, la vigencia y el
plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institución, por ende este
valor estransitorio.

Cuadro de texto: AYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA
AYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

Aspectos o Facetas del

Valor Primario

Cuadro de texto: Administrativo
AdministrativoAdministrativoEste valor se encuentra en
todos los documentos
producidos o recibidos en
cualquier institución u
organismo para responder a
una necesidad administrativa
mientras dure su trámite yson importantes por su
utilidad referencial para la
toma de decisiones y la
planeaciónTodo doc. tiene
un valor Legal:
•Los doc. que
afecten a la
organización en
su orden general.
•Los doc.
testimoniales.
•De contratos.
LegalLegal
Cuadro de texto: Contable
ContableContable
Existe en los
documentos que
expresan un
movimiento de
Dinero.
Cuadro de texto: AYUDANTIAGENERAL COMANDO ARMADA
AYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

Cuadro de texto: METODOLOGIA PARA LA ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
METODOLOGIA PARA LA ACTUALIZACION
DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL1.Recolección de información de la
Institución.
•Disposiciones legales•Organigrama•Estructura interna
•Manuales de funciones y procedimientosAYUDANTIA GENERAL COMANDO...