archivo


TALLER ANEXO DE ACTIVIDADES EXTRA CLASE

Sedará a conocer a la secretaria los conceptos de esta guía, se explicará las normas básicas para la presentación de trabajos de investigación.

1. De un concepto amplio y resumido de lo que es archivo.

El archivo es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control.También es la memoria de la empresa, la historia de la empresa. Representa la memoria del proceso gerencial.

2. Relacione los objetivos del archivo.

Todo archivo puede cumplir 4 objetivos importantes:

Construir un centro de información activa a favor de la entidad.
Asegurar una perfecta conservación del los documentos del archivo.
Satisfacer las exigencias de consultas de todas lasoficinas a servicio de la entidad.
Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los de la constitución y funcionamiento de la empresa.

3. De acuerdo con su finalidad ¿Qué están llamados hacer los archivos?

LOS ARCHIVOS ESTAN LLAMADOS A SER:

◘ Centro activo y dinámico de documentación e información (porque conserva el patrimoniohistórico de la empresa).

◘ Centro vital de estudio e investigación por ser fuente primaria aunque exista información editada el archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.

◘ Es el centro del desarrollo de la empresa y el país, aporta su eficaz ayuda a la gestión administrativa y a su aporte a los ámbitos, social, económico, educativo, político para el desarrollo del país.4. Relacione las funciones del archivista.

Las funciones genéricas propias de un archivo se pueden agrupar en tres bloques:

1) Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión “natural” de los materiales, no artificial. Mientras que la formación de una colección bibliográfica es el resultado de una voluntad, de una necesidad o demanda social, el fondo archivístico es elresultado de una actuación espontánea de una institución. El origen de los documentos es fruto de una relación con el organismo productor en el marco de la Administración pública o de la empresa, y no mediante adquisición (compra, intercambio o donación) como en el caso de las bibliotecas. En este sentido, el archivo es consustancial a la actividad de los individuos e instituciones, y de ello se deducela inevitabilidad de su existencia: el archivo nace espontáneamente como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa o jurídica.

2) Tratamiento de la documentación: a pesar de la tendencia actual homogeneizadora y estandarizadora de las normas, persisten diferencias muy importantes en el tratamiento de la documentación que se justifica en la distinta génesis y tipología delos materiales. No es posible aplicar sistemas universales de clasificación, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas: es necesario aplicar sistemas de clasificación propios y específicos, de acuerdo con el tipo de fondo. La selección de la información, en el caso de la archivística, se realiza después de recoger los documentos y la evaluación se lleva a cabo en un contexto complejo devaloración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. En las bibliotecas, por lo contrario, la selección se realiza antes, según las necesidades de los usuarios.

3) Servir la documentación: el concepto de libre acceso a la información en es un derecho constitucional básico que cada día cobra más fuerza en losarchivos. La modalidad de acceso en los archivos es también un rasgo distintivo: a los archivos les concierne una fuerte carga jurídica (restricciones, términos, normativa legal). Las funciones de reunir y tratar la documentación están orientadas para dar un servicio a:
a. las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz;
b. los ciudadanos para...