Archivo

−Índice
• Introducción. 3
• Archivado y documentación. 3
• Objetivos de la clasificación. 3
• Sistemas de clasificación. 4
• Sistema alfabético 4
• Sistema alfa−numérico. 4
• Archivo General. 4
• Organización de archivos de una oficina técnica. 5
• Catálogos. 5
• Manual de usuario. 5
• Hoja de control. 5
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 6
• Justificación de su empleo. 6• Revistas y libros técnicos. 6
• Manual de usuario. 6
• Hoja de control. 7
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 7
• Justificación de su empleo. 7
• Normas y reglamentos. 8
• Manual de usuario. 8
• Hoja de control. 8
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9
• Tarifas. 9
• Manual de usuario. 9
• Hoja de control. 9
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9
•Documentos técnicos. Proyectos. 10
• Manual de usuario. 10
• Hoja de control. 10
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 10
• Numeración y archivado de dibujos. 11
• Ficheros auxiliares. 12
• Fichero numérico. 13
• Archivado de carpetas. 13
• Ficha AWF. 14
• Archivado de originales. 15
• Archivado de originales. 15
• Numeración de los originales. 15
• Fichero índice deoriginales. 16
• Archivado de copias. 16
• Copias para archivar. 16
• Copias para taller. 16
• Préstamo de proyectos. 17
• Bibliografía. 17
0. Introducción.
La oficina técnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás
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departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos.
La documentación interviene en todo el sistema utilizadopara la recopilación, análisis y uso de la información
sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores.
El fin de la Oficina Técnica es dar información y evitar trabajo innecesario a los
Alumnos.
Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en
cuenta los catálogos y las normas.
Laoficina técnica es agrupada en dos grupos de elementos:
− Elementos de consulta y documentación: Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y
Normas.
− Elementos de trabajo:
Archivo General
Proyectos.
Originales.
Copias y correcciones.
Fichero Alfabético.
Fichero Numérico.
A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la
realización detrabajos:
− Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
− Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
− Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.
− Guillotina: Para recortar las láminas.
−Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.
• Archivado Y Documentación.
• Objetivos de la clasificación.
Los objetivos del archivo se puedenexpresar como:
• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
• Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
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• Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
• Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la
documentación empleada y necesaria.
• Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
•Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
• Sistemas de clasificación.
Los más utilizados son dos, generalmente.
1.2.1 Sistema alfabético
Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la
palabra principal que identifique el documento.
Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así
sucesivamenteSi la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra
siguiente, aplicando la misma regla.
Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la
localización de lo que se busca.
En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este...