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Páginas: 122 (30437 palabras) Publicado: 25 de noviembre de 2013
Gestión Documental
y Organización de Archivos
M.Sc. Mayra Mena Mujica

1

Capítulo I. Delimitación y principios teóricos
1.1. La gestión de documentos. Concepto y evolución
Según el Diccionario de Terminología Archivística de Consejo Internacional de
Archivos la gestión documental es “un área de la administración general que se
encarga de garantizar la economía y eficiencia en lacreación, mantenimiento, uso
y disposición de los documentos administrativos durante todo su ciclo de vida.1
Dicho de otra manera la gestión de documentos “engloba un conjunto de
operaciones comprometidas en la búsqueda de la economía y la eficacia en la
producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de
todo su ciclo de vida, es decir, desde el momento de su concepciónen las oficinas
administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivos.” 2
Todo sistema de gestión de documentos que se implante en las organizaciones
debe estar dirigido a la consecución de los siguientes objetivos:
A) Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona
debe saber qué documentos tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde. Cada
persona sabe comoencontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando
los necesita.
B) Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso
colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles
grabaciones de datos, etc.

1

Dictionary of archival terminology: English and French; with equivalents in Dutch, German, Italian,
Russian and Spanish =Dictionaire de terminologie archivistique / ed. by Peter Walne. -2., rev. ed. München; New York; London; Paris:Saur, 1988. p.
2
Alberch, Ramón. Los sistemas de gestión integral de documentos como aliados de las políticas
de eficiencia y rentabilidad en los ayuntamientos.
http:// www.bcn.es/arxiu/publicacions/castellano/publicaciones.htm. Última consulta: febrero de
2001. p. 1

2

C) Conservar lamemoria de la organización más allá de los individuos que
trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda
plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya
hay experiencia acumulada.
Los documentos que manejan hoy las organizaciones son un arma competitiva e
imprescindible para el desarrollo de las mismas, por lo que su correctotratamiento
y difusión son vitales en la consecución de sus objetivos.
Las herramientas que conocemos hoy sobre la gestión de documentos en las
organizaciones y sus sistemas de archivos se desarrollaron a partir de la
concepción norteamericana denominada records management. Esta concepción
condujo a la ampliación del campo de actuación de la ciencia archivística, que
hasta ese momento sereducía a los archivos históricos y a funciones histórico –
culturales y de investigación. Esto significó un gran avance para el mundo de los
archivos y en especial para la disciplina que los tiene por objeto: la archivística.
Decir que el Record Management se ha traducido al castellano como Gestión de
Documentos como ha sido traducido al castellano por la literatura especializada,
Hacia la décadade los 40 del siglo XX se originó la gestión de documentos. La
preocupación de los Estados por la acumulación sin tratamiento alguno, de
enormes volúmenes documentales producidos por las administraciones, fue objeto
de atención desde fines del siglo XIX. En EE.UU. se comenzaron a desarrollar
acciones para intentar solucionar estos problemas muy tempranamente. En 1887
se creó una comisión conel objetivo de evaluar los métodos de trabajo de los
departamentos del gobierno para determinar la incidencia del manejo de los
documentos en la eficiencia de la gestión gubernamental. Los resultados del
trabajo de dicha comisión trajeron como consecuencia la aprobación en 1889 de
una ley que autorizó de forma regulada la destrucción de documentos.
Sin embargo, no fue hasta 1934 que se...
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