Archivo

GESTIÓN DOCUMENTAL

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

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PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS DEBERES DERECHOS PARTICIPÁCIÓN CONTROL
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EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA

TOMA DE DECISIONES

FUENTES DE LA HISTORIA

PATRIMONIO CULTURAL

IDENTIDAD NACIONAL

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ACCESO A LOS DOCUMENTOSDE ARCHIVOS PÚBLICOS
Interés General
Derecho a la información Consulta Reproducción copias Interés particular Excepto: •C.N. •Restricciones Legales •Conservación: Prestamo de información en otros soportes
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Derecho de petición

LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS
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Gestión documental
 Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

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Gestión documental
La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de latransparencia en la gestión administrativa.

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El Programa de Gestión Documental PGD, como proceso archivístico sistemático
Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos. Guia del AGN http://www.archivogeneral.gov.co/?idcat egoria=2037
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EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipoasesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

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COMPONENTES DE UN PGD

Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y losrequisitos previos al PGD.
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COMPONENTES DE UN PGD La adopción e implementación de las tablas de retención documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

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COMPONENTES DE UN PGD Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información Laimplementación y seguimiento.

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1. PRODUCCIÓN 2. RECEPCIÓN PROCESOS DE UN PGD 8. DISPOSICIÓN FINAL

3. DISTRIBUCIÓN

7. CONSERVACIÓN

4. TRÁMITE 5. ORGANIZACIÓN

6.CONSULTA

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

1. Creación ydiseño de documentos

ACTIVIDADES Medios y técnicas de producción y métodos de impresión  Determinación y selección de soportes documentales  Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentosDiplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas Adecuado uso de la reprografía
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1. Creación y diseño de documentos

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

Identificación de dependencias productoras 2. Definición de tipologías Normalización documentales, formatos y de la producción formularios según TRDdocumental Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Directrices relacionadas con el número de copias Control de la producción de nuevos documentos Determinación de la periodicidad de la producción documental

2. Normalización de la producción documental

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PROCESO DE RECEPCIÓN...