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Nombre: ANYI FAISURY TRUJILLO
Fecha: o5- Junio- 2012
Actividad: SEMANA 1
Tema: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. DEFINICION
Se entiende por Administración documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que losdocumentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipode documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

2. OBJETIVOS ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

* Brindar la información en el momento oportuno en el que es solicitada.
* Conservar la memoria de la empresa para que así mismosigan un proceso productivo seguro.
* Contribuir a la toma de decisiones; ya que de allí se podrán realizar consultas que se requieran.
* Incrementar la eficiencia organizacional, porque si se tiene la información en la forma correcta se optimiza el proceso laboral.
* Apoyar a las investigaciones y a los diferentes procesos brindando un resultado oportuno.

3. FUNCIONES EN EL PUESTODE TRABAJO.
El archivo que manejo actualmente es el del área de Recursos Humanos (Oficina de Personal, hasta el momento he iniciado a la documentación que se maneja dentro del proceso de Nomina y todo lo relacionado a los beneficios del Trabajador, he recibido este archivo fuera delos parámetros de organización ya que no ha habido una persona encargada del control de los documentos. Entre estolas funciones que estoy realizando son:
* Revisando la documentación que se encuentra en el archivo, ya que se encuentra documentación desde el 1998 hasta la fecha.

* Clasificar la documentación por tipo de documento y año, debido a que esta se encuentra muy dispersa en una caja de archivo se encuentra documentación de años distintos y diferente tipo de documento y alguna con muchodeterioro.

* Unificar la información que corresponde entre si y eliminando la información que ya no es necesaria.

* Eliminando la información que no es importante.

* Recopilando la información de que documentación es la que se encuentra en el sitio de trabajo.

4. VOCABULARIO ARCHIVISTICO

a. Tablas De Retención Documental
Listado de SERIES con sus correspondientestipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos, es importante la TDR ya que facilitan el manejo de la información, Contribuyen a la racionalización de la producción documental, Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente, Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retenciónen ella estipulados, Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente., Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo y sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

b. Preclusión
Se entiende, en general, como la pérdida o extinción de una facultad o potestad procesal. El fundamento de la preclusión seencuentra en el orden consecutivo del proceso, es decir, en la especial disposición en que se han de desarrollar los actos procesales
Para algunos ese orden consecutivo es estrictamente legal. Para otros es jurídico, esto es, abierto a diversas fuentes, pero sometido al principio de legalidad.
También se precisa que el orden consecutivo del proceso requiere que sea correcto, esto es, que no...