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TEC. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
573773

GUIA DE APRENDIZAJE N° 1


PRESENTADO POR:
YENNIFER YOHANA AGUDELO FLÓREZ



PRESENTADO A:
ORIANA VANESA FIGUEROA


CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL
CONCEPTOS

Gestión documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización V conservación
Documento:
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información  en cualquier tipo de soporte (papel,cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.

Se clasifican según su actividad económica:

PERSONALES MILITARES
Cartas Discursos Minutas Autos
Ensayos Diario
COMERCIALES
PARTE ADMINISTRATIVAPARTE CONTABLE
Acuerdos hojas de vida Facturas recibos
Informes leyes Balances
JUDICIALES RELIGIOSAS
Sentencias Juicios Escritos papeles Bula Demandas Causas Actas


Documento de archivo:
Registro de informaciónproducida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.
Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la que estestimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo,legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
Soporte documental:
Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Comunicaciones oficiales:
Comunicacionesrecibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Son las comunicaciones escritas sobre asuntos del servicio público en las dependencias del Estado. Pueden remitirse ya sea dentro del mismo país (entre oficinas públicas y éstas con los particulares) o fuera del país (entre gobiernos).
Correspondencia:
La Correspondencia:es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Unidades de información:
Unidad organizada que tiene por objeto la producción, análisis, conservación y difusión de la documentación la transmisión del conocimientoregistrado en documentos. Desarrollan actividades documentales para hacer efectiva la transmisión del documento.
Unidad de correspondencia:
Adscrita al sistema de archivo central, es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de...