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DISEÑO DE SOLUCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO QUE CONTRIBUYAN AL MEJORAMIENTO DE LA ESTIÓN EN GRAFIPRINT IMPRESORES LTDA

Bogotá D.C. Marzo 17 de 2012

Programa: Técnico en Asistencia Administrativa

Responsables: Yeni Andrea Castro, Sandy Johana Pineda y Marcela Mercado.

SENA Centro de Servicios Financieros

Tiempo de ejecución del proyecto fase análisis: Tres meses

Poblaciónobjeto: GRAFIPRINT IMPRESORES LTDA.

Objetivo del proyecto: Diseño de soluciones en el área de apoyo administrativo, que contribuyan al mejoramiento integral de la microempresa GRAFIPRINT IMPRESORES LTDA.

GRAFIPRINT EMPRESORES LTDA. es una microempresa, creada hace siete años y dedicada a la industria de las artes gráficas perteneciente al Sector Terciario: Industria de las Artes Gráficas ysubsector: Actividades de edición, Impresión y Servicios conexos, Su representante Legal es:José Alexander Largo Suarique, Es una empresa que actúa como un sistema abierto, es decir, está en interacción continua con su medio ambiente externo, la línea de productos que se manejan son calcomanías, banners, catálogos, postales, calendarios, fotografías,empaques, etiquetas, cheques, títulos legales,sellos, planos, libros de estampas, cuadernos para dibujar y otra propaganda. Se encuentra ubicada en una bodega de dos pisos en Bogotá D.C. – Colombia en el sector geográfico de Pradera con los equipos tecnológicos necesarios para su gestión. Los clientes objetivos son personas jurídicas que solicitan la elaboración de gran variedad de productos impresos y de publicidad.

El proyecto es diseñadopara dar respuesta a lasiguiente interrogante: ¿Cómo gestionar los procesos de apoyo administrativo para que la empresa GRAFIPRINT IMPRESORES LTDA preste un servicio de mayor calidad?, para esto se realiza la etapa de recolección de información y fase análisis, lo que nos ayuda a identificar las debilidades que tiene la empresa y poder más adelante diseñar soluciones que le permitan a la empresamejorar su gestióny que puedan ser implementadas a corto o mediano plazo si la empresa lo prefiere, esto, aplicando el conocimiento que se obtiene en el programa de formación del SENA.
Los objetivos propuestos serán alcanzados, realizando una investigación científica, que nos muestre la situación actual de la empresa y que nos permita observar y analizar necesidades o problemas que posee laempresa en cuanto a las áreas de apoyo administrativo en relación con el medio ambiente.
Esta investigación se apoya en métodos para dar claridad a la investigación y objetividad a los resultados. Ningún otro grupo había planteado un proyecto de diseño de soluciones administrativas en la empresa. El estado actual del proyecto está en su fase análisis.

Actividades realizadas:

* Visita a laempresa en cuestión elaborando un CheckList que permitiera tener una visión general de la empresa.
* Se hizo una exploración de la organización en su micro y macro entorno.
* Solicitud de Certificado de existencia y representación legal de la empresa.
* Libreta de calificaciones para medir la satisfacción del cliente.
* Elaboración, aplicación y análisis de entrevistas realizadas afuncionarios clave en el tema de Servicio al Cliente y Gestión Documental.
* Elaboración, aplicación y análisis de entrevista realizada a un cliente objetivo enfocada en el tema de Servicio al Cliente.
* Identificación de debilidades y fortalezas de la empresa por medio de la aplicación de la Matriz DOFA en su etapa inicial (Fase Análisis).

La microempresa Grafiprint en su microentornoes una empresa que se caracteriza por el fan continuo d sobresalir ante sus competidores por la confiabilidad para cumplir los plazos de entrega establecidos,existe una gran diversidad en los clientes y sus limitaciones más notorias son la necesidad de personal muy calificado, la adquisición de maquinaria de última generación que requiere una inversión muy elevada y tiempo y trayectoria para...