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Clasificación
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Tabla de contenidos
2. Conceptos Básicos de un archivo
2.1Título
2.1.1 Unidad
2.1.2 Clasificar
2.1.3 Alfabetizar
2.2 Reglas de clasificación
2.3 Reglas para alfabetizar nombres de individuos
2.4 Referencias cruzadas para nombres deindividuos
A.Anexos
A1. Enlaces
A2. Info del documento

2. Conceptos Básicos de un archivo
2.1 Título
Son las palabras o códigos con que reconocemos nuestros documentos.

Los títulos, de acuerdo con los sistemas de clasificación, pueden ser
alfabéticos, numéricos y alfanuméricos.

2.1.1 Unidad
Si nos referimos a clasificaciones alfabéticas, necesitamos dividir el
nombre del archivo (decompañía, de persona, temas, etc.) en unidades,
para poder buscar la unidad diferente con la que organizar el orden de
alfabetización.
Ej.: Jesús García Martín
a
a
a
1. UNIDAD 2. UNIDAD 3. UNIDAD

García

Martín

Jesús

2.1.2 Clasificar
Clasificar es determinar un cierto número de clases o de categorías
donde vendrán a insertarse los documentos. Es el proceso mental
mediante elcual se determina el encabezamiento (nombre, asunto, etc.)
bajo el que se deben archivar los documentos (colocación) siendo la
ordenación una sencilla operación material de colocación en el lugar
correspondiente. Sólo a título de referencia reseñamos que hay, por lo
menos, cinco claves diferentes para determinar el encabezamiento bajo
el cual se deben colocar los documentos:
A. Nombre delmembrete (correspondencia recibida).
B. Nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).
C. Nombre de la persona o compañía a quien la carta está dirigida
(copias).
D. Nombre del tema o asunto mencionado en la carta.
E. Nombre de la localidad geográfica a la que se refiere la
correspondencia.

2.1.3 Alfabetizar
Es ordenar los nombres por orden alfabético. Tendremos que decidir siseguimos manteniendo la letra "ch" como letra autónoma o, por el
contrario, la integramos en la "c", como se hace internacionalmente.
Qué duda cabe que la decisión tiene sus consecuencias. Todos los
programas informáticos estándar alfabetizan la "ch" bajo la "c". Si

quisiéramos mantener la "ch" autónoma tendríamos que solicitar
programas ad hoc, probablemente más caros. Además, una de lasgrandes ventajas que suponen los programas estándar es que nos van a
permitir consolidar archivos, bases de datos, etc., con otros
departamentos, empresas, etc.
No obstante, nosotros somos quienes tomamos las decisiones sobre
nuestros archivos que consideramos más convenientes. Así que es útil
hacemos dos preguntas claves al tomar estas decisiones:
¿Cuáles son mis condiciones yposibilidades actuales?
¿Cuáles pueden ser nuestras necesidades futuras?

2.2 Reglas de clasificación
La forma en que se deben clasificar los documentos dependerá, en gran
manera:
A) Del tipo de empresa
Muchas empresas públicas tienen sistemas de archivo establecidos que
hay que seguir y que responden a necesidades que están más allá de los
propios criterios de archivo. Esto no es óbice para que esoscriterios
deban ser objetivos, inequívocos y explícitos.
B) De la manera en que se soliciten dichos documentos con más
frecuencia
Todos los archivos deben seguir unas reglas que, una vez definidas,
tendrán que seguirse de forma rigurosa. Si lo hacemos así, nos
aseguramos de que la información se encontrará sólo en un destino
posible, de tal forma que, si no la encontramos allí, sabremosque no está
y no tendremos que efectuar más búsquedas.

2.3 Reglas para alfabetizar nombres de
individuos
Para ordenar alfabéticamente el nombre de una persona, se deben
colocar, como todos sabemos, primero los apellidos y luego el nombre de
pila, separándolos con una coma. Éste es el título del archivo.
PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO NOMBRE
García

Pérez,

Antonio

Caso A)
Cada...