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PLAN DE MEJORAMIENTO DEFINITIVO DE ARCHIVO




JEISON URIEL MORALES CHINGATE
11-1 JM




Licenciada:
SELLY SOFIA MOSQUERA




INSTITUCION EDUCATIVA EMILIANO RESTREPO ECHEVARRIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
RESTREPO-META
ARCHIVO
2012


l. DEFINA CON SUS PALABRAS LOS SIGUIENTES CONCEPTOS:DOCUMENTO: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas. 
DOCUMENTO PRIVADO: es aquel documento realizado entre particulares en el que no han intervenido ningún funcionario público.
DOCUMENTOS TESTIMONIALES: son aquellos en que la autoridad en la que asienta o acepta una información de modo que haga que tenga el valor legal.CORRESPONDENCIA: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas o folletos.
CORREO ELECTRONICO: es un servido de red que permite a los usuarios enviar mensajes y archivos rápidamente.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO: son archivos que tienen finalidades distintas y que cumplen con funciones distintas cada uno, al mismo tiempo controlan y organizanel flujo de información.
ARCHIVO PERMANENTE: es el conjunto de documentos relativos a los antecedentes, organización, operación, normatividad jurídica y contable.
ADMINISTRACION DOCUMENTAL: regula la función archivística en las empresas formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental.
CLASIFICACION: es el ordenamiento por clases o categorías según las propiedades del objetoo concepto en cuestión.
CONSERVACION: conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar por una parte, la prevención de posibles documentos.
ll. COMPLETA LAS SIGUIENTES FRASES:

1. La correspondencia Oficial es la que se cruza entre dependencias de la organización, bien sea que se trate de una única entidad, de sucursales o de agencias;la Comercial es la que se cruza entre personaso instituciones al exterior de la organización.
2. la recepción de documentos costa de cuatro pasos básicos que son:
Recibido : la documentación es recibida en forma Directa personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado. La primera tarea es la clasificación de la correspondencia, así: correspondencia Externa a correspondencia Interna folletos,revistas, publicaciones, paquetes y correspondencia confidencial de carácter institucional.

3. Radicación: consiste en asígnale al documento un Número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta Numeración debe iniciarse anualmente. El siguiente pasó es colocar la fecha en la cual se recibe el documento. Luego se coloca el nombre de la dependencia o código quedebe encargarse del asunto. La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados.

4.Registro cuando la empresa no tiene sistematizada la información dentro de un programa especial, se debe hacer de manera Manual algunos datos que se deben olvidar son: Numero de registro, fecha de Elaboración yde recibo, ciudad de Origen, persona o entidad que lo envía y el Asunto que trata, se deja un espacio en blanco para registrar el número y la fecha de respuesta.

5. Distribución o Reparto : se puede utilizar un casillero con el nombre de las Dependencias o sus códigos y el mensajero es el encargado de llevar a cada una de las dependencias de la empresa.
Etapassucesivas por las que se atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente: Salida de Documentos.
lll. Elabore los siguientes formatos requeridos del proceso de atención en gestión documental en una organización las cuales deben de estar diligenciadas:

lV. En el tramite de correspondencia...