Archivo

Fase Pre - Archivística

Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se van acumulando para formar una pieza documental.

- Gestación: Se refiere al futurodocumento, por ejemplo un formulario. Cualquier documento deberá pasar por un momento en que es planificado en su diagramación para su utilización en el proceso del trámite. Se debe señalar que esdonde se hace imprescindible la normalización de los formularios para lograr economía y eficiencia en las distintas unidades administrativas.

- Momento de Trámite: Es cuando se inicia una acciónadministrativa o judicial. Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitación se inicia con la primera gestión o trámite. Dura todo el tiempo en el que se vanacumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administración y también porparte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo.

Fase Administrativa

Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la administración de lainstitución que lo creó, y también al iniciador. Los documentos se crean para que sirvan a la institución y al interesado. Desde este punto de vista esta es la fase más importante del documento.

-Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos. Comienza con la firma delotorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de intimar o de obligar.

- Formas de concluir lavigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se indica en su texto el término de la vigencia....