archivo

Catalogación y Archivo




















REGLAS INTERNACIONALES DE CATALOGACIÓN





















Jalapa 24 de mayo de 2014





INTRODUCCIÓN:

Este trabajo trata sobre las diferentes formas de archivo, contiene algunos ejemplos sobre como archivar nombres personales, nombres geográficos, etc. Las reglas de catalogación son muyimportantes ya que nos dan a aconoser la manera correcta de archivar, es muy importante saber La manera correcta de archivar ya que Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuandohaya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente. Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas deescritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas dealmacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. Es importante saber que los nombres se clasifican por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades soniguales, la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden las largas si tienen idéntica raíz.





























































REGLAS OINTERNACIONALES DE CATALOGACIÓN PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS.

Archivo: Las empresas públicas o privadas realizan transaccionesdiversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que enél se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
En todos los países junto con los archivos nacionales, existen losarchivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna  emanada del mismo. y adoptan los procedimientos que consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de laorganización y a la naturaleza de los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, éstos pueden clasificarse en:  Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos, notariales, educacionales, particulares.
Funciones de los archivos.
a.-  Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.-  Asegurar la perfecta...