archivo

A R C H I V O N O M I A

ARCHIVONOMIA: se relaciona con la administración de los archivos, en el proceso continuo den proyectarlos, organizarlos y controlarlos, implica también el concepto de reglas para la custodia.
ARCHIVAR: es el acto de clasificar, registrar, guardar y conservar adecuadamente los archivos.
ARCHIVERO:
1.- Archivero / archivista: es la persona que se encarga de laslabores del archivo, o quien, como técnico en la materia, dirige la organización y funcionamiento del mismo.
2.- es el mueble seccional donde se conservan algunos archivos.
DOCUMENTOS: Son las piezas o escritos que sirven para comprobar un hecho de carácter personal, social, de negocios, oficial.
DOCUMENTACION: conjunto de documentos, generalmente relacionados entre si, los cuales se emplean en latramitación de los asuntos.
CLASIFICAR: hacer grupos iguales o semejantes de material, de artículos o de documentos; siendo una de las labores mas importantes en el archivo.
REGISTRAR: Anotar en hojas o en tarjetas los datos que es preciso conservar para facilitar la consulta en los archivos.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos que se refiere a un mismo asunto y se guardan cronológicamentedentro de una carpeta.
GAVETA. Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma un archivador.
MARBETE. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.
GUÍA OGT. Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto.
SEGUIDORES: Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.
SECUNDARIOS. Sirven para sostener y comprimir los expedientesdentro de la gaveta.
ARCHIVO:
1.- Conjunto de documentos debidamente clasificados y registrados para su fácil consulta, se agrupan de acuerdo a ciertas características para simplificar su identificación.
2.- mueble para conservar con seguridad los documentos
3.- oficina o local en donde se realizan labores relacionadas con la clasificación, registro, guarda y conservación de los documentos.La principal función y/o finalidad del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación; así como ser un centro activo de información, ser un medio de consulta y servir como elemento probatorio9 para demostrar la realización de un acto.

LAS LABORES MASIMPORTANTES DE UN ARCHIVO SON:
1.- CLASIFICAR
2.- REGISTRAR O FORMAR CATALOGOS
3.- INTEGRAR EXPEDIENTES
4.- GUARDAR Y CONSERVAR LOS EXPEDIENTES PARA SU FACIL CONSULTA.

LOS ELEMENTOS DE UN ARCHIVO SON 4:
1. LOCAL: Local destinado a oficina de archivo debe tener una capacidad de acuerdo al volumen de la documentación que vaya a contener, tanto la que reciba en un principio, como la que es deesperarse en el futuro por el crecimiento normal de la empresa. Este debe contar con una buena orientación, ventilación adecuada y con suficiente luz, además debe proteger el archivo de los peligros que ofrecen el fuego, la humedad, el polvo y a veces hasta la luz.
2. MOBILIARIO Y EQUIPO: la importancia de este elemento radica dos razones principales:
*Debe proteger y conservar los documentos encontra de sus enemigos.
*Debe facilitar el manejo de la documentación
Entre los diversos tipos de muebles tradicionales están:
Muebles seccionales verticales o archiveros (son de metal y se utilizan para documentación en tramite)
Cajas o secciones de transferencia (se utilizan para expedientes terminados o definitivos y de poca consulta)
Cajas clasificadoras de tarjetas o tarjeteros (en estasse conservan los catálogos o índices del archivo, para registros unitarios o personales)
Estantes (conservación de paquetes, libros, registros contables y cualquier otra información que no es fácil guardar en las gavetas).
Muebles para registros de sistema horizontal visible (kárdex)(sirve para registrar datos en tarjetas integrado por charolas dentro de las cuales hay bolsas para colocar las...