archivo
Páginas: 7 (1539 palabras)
Publicado: 14 de junio de 2014
CONDICIONES ADECUADAS PARA EL DEPOSITO DE ARCHIVO
DE LA NTC 5397
CONDICONES ADECUADAS
PARA EL
DEPÓSITO DE ARCHIVOS DE LA
NTC 5397
De acuerdo a la norma técnica colombiana 5397 de 2005 los materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Estas Características de calidad tienen como función establecer losmateriales y las formas mas adecuadas para el almacenamiento de documentos en formato papel en un deposito de archivo ya sea desde un fondo acumulado o un archivo central los documentos después de haber cumplido su ciclo en un archivo de gestión es importante que a estos documentos se les realice un cambio en cuanto a los materiales que se usan para su almacenamiento y seguridad. Dando asi lossiguientes instructivos para el adecuado almacenamiento de documentos en un deposito de archivo.
De acuerdo a la ntc 5397 al almacenar nuestros documentos.
Cuando se ultizan carpetas:
Las carpetas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los documentos.
Las carpetasque pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad, tapas legajadoras o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas (Cuatro aletas).
carpeta de cuatro aletas
Las carpetas plegadas por la mitad o tapas legajadoras estarán referidas más que todo a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y queno van a tener una conservación permanente. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo
Carpeta.plegada
Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental, se sugiere usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapaslaterales (cuatro aletas) para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención.
En las carpetas no se almacenarán copias de un mismo documento. En el evento de existir original y copias se conservará el documento original descartando las copias. En el evento de varias copias y ausencia del original se conservará la copia más completa en trámite y legibilidad.
Losborradores, incluyendo manuscritos, una vez formalizado el documento respectivo se eliminarán.
Una vez foliados los documentos se deben retirar los sujetadores metálicos (ganchos, clips, alfileres, punzones).
para evitar el daño de los documentos éstos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo de cada entidad oinstitución. Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que todo referidos a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una conservación permanente. Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta celebrada en el Comité de Archivo donde se justifique la decisión.
Se debe evitar el uso de documentossueltos o legajados en carpetas colgantes, carpetas de tres argollas o A -Z. Estas condiciones de almacenamiento no son recomendadas y no se reciben en Archivo Central al momento de realizar transferencias.
Procurar no doblar los documentos, pero si su tamaño lo requiere se deben hacer la menor cantidad de pliegues, documento por documento, tratando que el formato quede menor que el de la carpetaque lo va a contener.
Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y manejo óptimo de los documentos, por tanto no se deben guardar allí elementos que no cumplan con esta función, tales como papelería, equipos de oficina, impresoras, etc.
Cuando se utilice archivo rodante:
El sistema de estantería rodante es un método prctico y comodo...
CONDICIONES ADECUADAS PARA EL DEPOSITO DE ARCHIVO
DE LA NTC 5397
CONDICONES ADECUADAS
PARA EL
DEPÓSITO DE ARCHIVOS DE LA
NTC 5397
De acuerdo a la norma técnica colombiana 5397 de 2005 los materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Estas Características de calidad tienen como función establecer losmateriales y las formas mas adecuadas para el almacenamiento de documentos en formato papel en un deposito de archivo ya sea desde un fondo acumulado o un archivo central los documentos después de haber cumplido su ciclo en un archivo de gestión es importante que a estos documentos se les realice un cambio en cuanto a los materiales que se usan para su almacenamiento y seguridad. Dando asi lossiguientes instructivos para el adecuado almacenamiento de documentos en un deposito de archivo.
De acuerdo a la ntc 5397 al almacenar nuestros documentos.
Cuando se ultizan carpetas:
Las carpetas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los documentos.
Las carpetasque pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad, tapas legajadoras o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas (Cuatro aletas).
carpeta de cuatro aletas
Las carpetas plegadas por la mitad o tapas legajadoras estarán referidas más que todo a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y queno van a tener una conservación permanente. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo
Carpeta.plegada
Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental, se sugiere usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapaslaterales (cuatro aletas) para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención.
En las carpetas no se almacenarán copias de un mismo documento. En el evento de existir original y copias se conservará el documento original descartando las copias. En el evento de varias copias y ausencia del original se conservará la copia más completa en trámite y legibilidad.
Losborradores, incluyendo manuscritos, una vez formalizado el documento respectivo se eliminarán.
Una vez foliados los documentos se deben retirar los sujetadores metálicos (ganchos, clips, alfileres, punzones).
para evitar el daño de los documentos éstos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo de cada entidad oinstitución. Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que todo referidos a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una conservación permanente. Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta celebrada en el Comité de Archivo donde se justifique la decisión.
Se debe evitar el uso de documentossueltos o legajados en carpetas colgantes, carpetas de tres argollas o A -Z. Estas condiciones de almacenamiento no son recomendadas y no se reciben en Archivo Central al momento de realizar transferencias.
Procurar no doblar los documentos, pero si su tamaño lo requiere se deben hacer la menor cantidad de pliegues, documento por documento, tratando que el formato quede menor que el de la carpetaque lo va a contener.
Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y manejo óptimo de los documentos, por tanto no se deben guardar allí elementos que no cumplan con esta función, tales como papelería, equipos de oficina, impresoras, etc.
Cuando se utilice archivo rodante:
El sistema de estantería rodante es un método prctico y comodo...
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