Archivo
Páginas: 4 (756 palabras)
Publicado: 2 de julio de 2014
1. Objeto
Establecer la secuencia de actividades necesarias para la organización y administración de los documentos en los archivos de gestión ubicados en las Dependencias de la SociedadNacional de la Cruz Roja Colombiana.
2. Alcance
Aplica para los documentos que sean tramitados en todas las Dependencias de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.
3. Políticas, normas,lineamientos
Las unidades documentales o expedientes (AZ, carpetas), físicos y/o electrónicos, deben estar rotulados con la codificación asignada en las tablas de retención documental.
Todos losdocumentos, físicos y/o electrónicos, recibidos o producidos por la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana deben estar clasificados de acuerdo con las series o subseries documentalesestablecidas en las Tablas de Retención Documental.
La organización de los archivos de Gestión deben estar basadas en las Tablas de Retención Documental siguiendo el principio de procedencia.
Losdocumentos en los expedientes se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará alabrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
Los expedientes se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
UnExpediente puede estar conformado por más de una carpeta.
Cada carpeta debe contener aproximadamente entre 200 y 220 folios.
4. Glosario
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que essometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntosiniciados.
Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura de la entidad productora....
1. Objeto
Establecer la secuencia de actividades necesarias para la organización y administración de los documentos en los archivos de gestión ubicados en las Dependencias de la SociedadNacional de la Cruz Roja Colombiana.
2. Alcance
Aplica para los documentos que sean tramitados en todas las Dependencias de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.
3. Políticas, normas,lineamientos
Las unidades documentales o expedientes (AZ, carpetas), físicos y/o electrónicos, deben estar rotulados con la codificación asignada en las tablas de retención documental.
Todos losdocumentos, físicos y/o electrónicos, recibidos o producidos por la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana deben estar clasificados de acuerdo con las series o subseries documentalesestablecidas en las Tablas de Retención Documental.
La organización de los archivos de Gestión deben estar basadas en las Tablas de Retención Documental siguiendo el principio de procedencia.
Losdocumentos en los expedientes se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará alabrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
Los expedientes se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
UnExpediente puede estar conformado por más de una carpeta.
Cada carpeta debe contener aproximadamente entre 200 y 220 folios.
4. Glosario
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que essometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntosiniciados.
Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura de la entidad productora....
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