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Páginas: 52 (12822 palabras)
Publicado: 20 de julio de 2014
MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
MANUAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Aprobado Acta Consejo Académico 114
MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
1. RECOMENDACIONES GENERALES
CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DELTEXTO
Papelería
La correspondencia que produce la Fundación como cartas,
memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la
papelería establecida en original y copia.
Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Instrucciones)
se elaboran en original y una copia en papel bond, color blanco,
tamaño oficio con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo. (Elformato se puede diseñar en el computador si no se cuenta con
papelería impresa).
Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond,
tamaño carta.
Presentación
Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.
El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura deltexto (se
recomienda arial, tamaño 12).
La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la
nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la
tecnología de impresión de que se utilice. Para impresora láser el
gramaje de las copias es igual al del original (75grs.).
La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso demicrofilmación.
Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños
hechos en computador.
MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío
inmediato del original, único respaldo de valor probatorio.
Para garantizar la permanencia de lainformación contenida en papel
térmico se debe fotocopiar.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la
preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe
afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por
emplear el formato de trámite de documentos.
El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el
deterioro deldocumento. Una forma de evitar el contacto directo será
emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.
Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la
universidad en tamaño oficio.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO
Uso de mayúsculas y minúsculas
•
Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen.
•
Es conveniente tildar las vocales escritas enmayúscula sostenida,
cuando así lo requieran.
•
Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe
exagerar su uso.
•
En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y
las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo del
párrafo.
•
Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas,
lugares, empresas, nombresde cargos y dependencias.
•
Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo:
MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
NOMBRE PROPIO
Banco de la República
Gerente General
Departamento de Compras
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
TÉRMINO GENÉRICO
Gracias a su banco hemos….
Habrá reunión de gerentes…
Se lecargará a dicho departamento
Escritura de números
•
Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con
espacio ni con punto. Ejemplo: año 1996
•
Cuanto en un texto se escribe la fecha completa, se representa en
orden de día, mes y año. Ejemplo: la reunión se celebrará el 28 de
febrero de 2004.
•
Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en...
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
MANUAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Aprobado Acta Consejo Académico 114
MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
1. RECOMENDACIONES GENERALES
CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DELTEXTO
Papelería
La correspondencia que produce la Fundación como cartas,
memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la
papelería establecida en original y copia.
Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Instrucciones)
se elaboran en original y una copia en papel bond, color blanco,
tamaño oficio con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo. (Elformato se puede diseñar en el computador si no se cuenta con
papelería impresa).
Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond,
tamaño carta.
Presentación
Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.
El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura deltexto (se
recomienda arial, tamaño 12).
La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la
nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la
tecnología de impresión de que se utilice. Para impresora láser el
gramaje de las copias es igual al del original (75grs.).
La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso demicrofilmación.
Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños
hechos en computador.
MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío
inmediato del original, único respaldo de valor probatorio.
Para garantizar la permanencia de lainformación contenida en papel
térmico se debe fotocopiar.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la
preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe
afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por
emplear el formato de trámite de documentos.
El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el
deterioro deldocumento. Una forma de evitar el contacto directo será
emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.
Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la
universidad en tamaño oficio.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO
Uso de mayúsculas y minúsculas
•
Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen.
•
Es conveniente tildar las vocales escritas enmayúscula sostenida,
cuando así lo requieran.
•
Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe
exagerar su uso.
•
En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y
las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo del
párrafo.
•
Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas,
lugares, empresas, nombresde cargos y dependencias.
•
Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo:
MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO: Comunicaciones/
Comunicaciones Internas
NOMBRE PROPIO
Banco de la República
Gerente General
Departamento de Compras
Código: DEPGAF-3.1-1
Fecha: 03/07/07
Versión: 1
TÉRMINO GENÉRICO
Gracias a su banco hemos….
Habrá reunión de gerentes…
Se lecargará a dicho departamento
Escritura de números
•
Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con
espacio ni con punto. Ejemplo: año 1996
•
Cuanto en un texto se escribe la fecha completa, se representa en
orden de día, mes y año. Ejemplo: la reunión se celebrará el 28 de
febrero de 2004.
•
Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en...
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