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ARCHIVO Y TECNICAS DE OFICINA
PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUNDO PERIODO
2012

YENNY MARCELA RUEDA HERNANDEZ

INSTITUTO GABRIELA MISTRAL
FACULTAD: TECNICAS DE OFICINA
CURSO: 10-01 CODIGO: 37
BUCARAMANGA
2012

CONTENIDO

INTRODUCCION

1. LA OFICINA ACTUAL

2. NUEVO PERFIL SECRETARIAL

3. TAREAS BASICAS SECRETARIALES

4. FUNCION ASISTENCIAL DEL SECRETARIADO5. PROPIEDADES DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
5.1. Comunicación escrita medio de prueba legal

6. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN EL AMBITO EMPRESARIAL

7. ARCHIVO

8. TITULO

9. UNIDAD

10. ETAPAS DEL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

11. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

12. CLASIFICACION DEL ARCHIVO SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Y USO

13. OBJETIVOS DEL ARCHIVO14. QUE ESTAN LLAMADOS A SER LOS ARCHIVOS?

15. GENESIS DE LOS ARCHIVOS

16. SISTEMA BASICO PARA ARCHIVAR

17. SISTEMAS DE ARCHIVO

INTRODUCCION

LA OFICINA ACTUAL

1. Aspectos más importantes que deben tenerse en cuenta en la oficina actual.
1. Recursos tecnológicos:
* Los computadores y los diversos programas de procesamiento de palabra, basede datos, hoja electrónica y producción de textos.
* Correos electrónicos, fax, redes de comunicación, internet, etc…
* Los teléfonos inteligentes.
* Archivos electrónicos, microfilmación.
2. Espacio de trabajo:
* Organización general
* Métodos modernos de trabajo
* Clase de trabajo que se va a desempeñar
* Sistema de Comunicación
* Condicionesambientales y necesarias
* Necesidad individual de los empleados
* Posibilidades de expansión
3. Ambientación:
A. Decoración:
* Música ambiental
* Cuadros, pinturas, fotografías
* Pinturas, que deben armonizar con el ambiente de la oficina
B. Mantenimiento:
* Hace referencia al asea general que debe realizarse diariamente* Aseo de los muebles y equipos se debe realizar con paños húmedos y en fechas especificas
* Revisar fechas de mantenimiento de equipos y expiración de extractores
C. Ruido:
* El ruido de las maquinas se debe amortiguar
* Utilizar paredes con revestimiento especiales
* Reducir la intensidad del timbre del teléfono
* El ruido puede producir fatiga, dificultad paraconcentrarse y tensión
D. Color:
* Los colores impactan, Los oscuros producen depresión y los claros estimulan el Angulo

E. Ventilación:
* Deben existir el flujo de aire continuo lo ideal es la temperatura de 18º y 23º
F. Iluminación:
* Buena intensidad de la luz
* Evitar la intermitencia
* Cuando se utiliza luz insuficiente causa dolor de cabeza

2. Nuevo perfil secretarialI. Preparación académica:

* Excelente nivel académico en áreas como: lenguaje y comunicación idiomas (ingles), redacción, administración de documentos, toma y transcripción de dictados, técnicas de oficina, administración de recurso, manejo de clientes y ventas.
* Habilidades ejecutivos como: liderazgo, organización de eventos, manejo del tiempo, toma de decisiones, resolución deproblemas, desempeño bajo presión y manejo de prioridades.

II. Cualidades y habilidades secretariales:

A. Intelectuales:
* Cultura general: conocer la empresa donde estamos laborando conocimiento de objetivos misión y visión de la empresa e historial en general.
* Capacitación y actualización permanente.
* Capacitación de observación y amplitud de memoria.
* Saberescuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas.
* Concentración en los diversos tareas que se realiza
* Aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente.
* Iniciativa, sentido común y habilidades para seguir instrucciones.
* Motivarse por metas personales y profesionales.

B. Moral:
* Responsabilidad, entusiasmo, discreción, veracidad, paciencia,...