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CURSO
CLASIFICACIÓN

TAREA No. 1
RESUMEN Y COMENTARIO

01 DE FEBRERO 2014

CLASIFICACIÓN
Debido a las guerras y catástrofes naturales que han existido en nuestra historia no se ha podido contar con la organización de documentos en los archivos públicos, lo que ha existido es una organización rudimentaria y personalista.
Por lo tanto, la clasificación es una función importantísima, lacual debemos aplicar desde el archivo de gestión, para asegurarnos de que están bien organizados y así cuando sean declarados con valor para la ciencia y cultura ya estén totalmente preparados, evitando el desorden y eliminación discriminada de documentos.
Después de un balance de lo observado en diferentes realidades o ámbitos archivísticos a nivel mundial, se ha pensado que el modelo que más seadapta a los esquemas de organización administrativa es el ORGANICO FUNCIONAL, ya que refleja la estructura orgánica de la entidad, sus funciones y actividades, siendo optimo para archivos históricos, conservando documentos de instituciones y facilitando el conocer la evolución que ha conformado su organización.
Para clasificar los documentos en archivos históricos se debe de respetar uncriterio fundamental: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, INTERNO Y EXTERNO: Externo, respeto de los fondos, identificación de cada uno de los fondos que conforman el acervo documental, con el fin de distinguirlo y describirlo por separado. Interno, respeto a la organización original, consiste en el análisis del contexto en que surgieron los documentos y su misma producción, ya que el conocimiento de lahistoria y el funcionamiento concreto de las instituciones, es una guía importantísima no sólo para organizar los documentos, sino para localizarlos más tarde.
LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Es la actividad intelectual por medio de la cual se logra la unión y relación de cada una de los elementos constitutivos de las series documentales. Para el caso de los archivos históricos, la ordenación apunta ala identificación de cada una de las unidades documentales que conforman las secciones de fondo o del fondo mismo. Esto se realiza utilizando la numeración correlativa, la cual se asigna a cada una de las unidades documentales.
La ordenación ideal es la que surge en las bases del proceso de la organización documental, es decir en los archivos de gestión, sin embargo al no existir en lasinstituciones profesionales archivísticos es lógico que la organización de los documentos en la fase histórica sufrirá cambios, por lo tanto los archivistas buscaran al menos la integración de las unidades documentales.
Por lo tanto y debido a la desorganización de los documentos, la ordenación documental que debemos adoptar es la numérica correlativa por expedientes, esto es lo que ha hecho elArchivo Nacional, concretamente en el Archivo Histórico, clasifican los documentos, le asignan un número correlativo a cada uno de los expedientes, dependiendo del fondo o sección de fondo al que corresponde. La ordenación interna no la varían, la dejan tal como fue definida por el organismo productor; asimismo lo mas importante dentro de la organización documental es el control estricto de toda ladocumentación. También es importante la disposición física en la estantería que ocupan los depósitos del archivo final, por lo tanto, aparte de la asignación del numero correlativo a las unidades documentales, también deben de rotularse las cajas que contienen los documentos, con el propósito de localizarlos más fácilmente. De ahí que en el lomo de las cajas deberán aparecer dos tipos derotulación: la consecutiva de las unidades documentales y la asignada a cada caja según su procedencia. Además es fundamental e indispensable que los responsables de los archivos levanten un INVENTARIO TOPOGRAFICO de todos sus fondos documentales para la inmediata localización de los documentos en las estanterías.
LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
La descripción es también una actividad intelectual,...