Archivo

* IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles porequipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresan en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrácomprender a partir del valor que tienen para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

* PARA LA ADMINISTRACIÓN
Si partimos del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para suspropios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido para buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones rápidas que se necesitenpara el funcionamiento de dichas entidades , responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadanos. La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa deinformación, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

* PARA LA INVESTIGACIÓN
Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son textos de primera mano, que pueden ydeben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.
* PARALA COMUNIDAD Y EL ESTADO
Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación permite ejercer como ciudadano. Igual sucede conlas entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades, su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de los documentos.
Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la corrupción, una mayor eficacia y una menor vulnerabilidad del estado.Así mismo, los archivos fortalecen la implementación de las estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del estado, representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posicionar los archivos en estrecha...