archivo

ARCHIVO

Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una institución, personalidad, etc., en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Mueble o caja que sirve para guardar documentos o fichas de manera ordenada

En tanto, un archivo puede ser el conjunto organizado de documentos que recibe y produce un individuo o una organización, entidad,como consecuencia de la actividad que lleva a cabo; y por otra parte el lugar físico o local en el cual se almacenan, tratan y protegen los documentos indicados, también se lo conoce como archivo.



ARCHIVAR 

La palabra archivar designa a la acción, actividad de guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un archivador.



ARCHIVISTAUn archivista es un profesional que recoge y conserva los documentos, videos y grabaciones de audio de valor. Los archivistas deben guardar los documentos para asegurarse de que mantienen su integridad para su uso futuro. Además de la búsqueda de esta información, los archivistas se encargan de facilitar el acceso a la información. Su trabajo es determinar lo que tiene valor, ya sea financierao intelectualmente

ARCHIVADOR 

1   Carpeta con varios apartados que sirven para guardar papeles de un modo ordenado y por separado.
2   Mueble o caja que sirve para guardar papeles, fichas o documentos de modo ordenado y por separado.



EL ARCHIVO Y SU IMPORTANCIA

Los archivos juegan un papel importante dentro de las Organizaciones públicas o privadas y debería ser considerado comoel reflejo de las instituciones y la imagen propia de la institución que los produce
.

Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones.

Son productos y sedimento natural de la actividad de la organización.

Gracias a ellos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada.

Son un instrumentoprimordial, recurso esencial y testimonio dela evolución de la entidad.


SISTEMA ALFABÉTICO
es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabéto.
este sistema denomina uniad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.

PASOS PARA ACHIVAR ALFABÉTICAMENTE:

1) inspeccionar: serevisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.
2) clasificación: se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependera de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.
3) macar ocodifiar: se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.
4) distribuir: consiste en separar alfabéticamente los titulos marcados.
5) archivar: se procede a colocra los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a arachivarlos en su estricto orden alfabético.


SISTEMA DEARCHIVO POR ASUNTO
este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.
dentro de sus caracateristicas estan:
1. El titulo de la correpondencia se denomina por la materia tratada en el documento,
2. Este metodo es util cuando existe la necesidad de relacionar el expendiente con alguna actividad en paticular, con algundepartamento o con un producto especifico.
3. Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.
procedimiento para organizar un archivo por asunto
1) con arreglo alfabético:
De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto.
De enciclopedia, se agrupan de acuerdo a la relación que tengan entre si.
2) con arreglo numérico:
Decimal,...