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Normas y procedimientos para la clasificación
de los documentos administrativos

La Universidad de Lleida (UdL) necesita desarrollar el cuadro de
clasificación de los documentos administrativos, para toda la institución y para gestionar de modo eficiente y rentable sus documentos administrativos.
Este cuadro es el elemento esencial dentro del sistema integral
de gestión de documentos yarchivos de la UdL.
Este conjunto de operaciones gestionan la concepción, el desarrollo, la implantación y la evaluación de los sistemas administrativos desde la creación o recepción de los documentos administrativos de la institución hasta la destrucción o conservación en
el depósito del Archivo.
Los documentos administrativos de la Universidad, como administración pública, pueden serclasificados de manera precisa y
constituir expedientes. Para organizar y tratar con los mismos
criterios y métodos todos los documentos producidos, recibidos
y conservados dentro de las unidades administrativas, es importante identificarlos a través del cuadro de clasificación de los documentos administrativos.
La aplicación del cuadro de clasificación de los documentos administrativos permiteidentificar, clasificar y ordenar los documentos administrativos en el mismo momento de su creación o
recepción.
Dentro del sistema integral de gestión de documentos administrativos, sea de acuerdo con un tratamiento manual de los documentos administrativos o dentro de un sistema automatizado,
el cuadro de clasificación nos permitirá la identificación de los
documentos administrativos en dos niveles:Una identificación
física, según su localización, esto es, básicamente según un sistema manual de clasificación; o una identificación intelectual,
ya que el código de clasificación asegura la reconstrucción de un
expediente donde la información se conserva en diferentes soportes y en diferentes lugares.
El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos es quien establece el cuadro declasificación de los documentos administrativos
de la UdL.

Los archivos de gestión son las unidades que hacen el seguimiento y el control de la producción y la recepción de los documentos
de la unidad a la que pertenece. Son los encargados de organizar
los documentos en la fase activa de acuerdo con el cuadro de clasificación de los documentos administrativos de la UdL. De modo
que permite unarecuperación global de la información para toda
la Universidad a lo largo del ciclo de vida de los documentos.

Una estructura jerárquica y lógica
El cuadro de clasificación de la UdL se basa en dos principios:
la identificación general de las funciones sobre la identificación
detallada de éstas y la jerarquía de las divisiones repartidas sobre siete niveles, de acuerdo con una estructura jerárquicay
lógica.
Categorías:

Gestión
Explotación
Clases:
Subclases:
Divisiones:
Divisiones:
Divisiones:
Divisiones:

nivel 1
nivel 2
nivel 3
nivel 4
nivel 5
nivel 6
nivel 7

Es posible complementar cada uno de los niveles jerárquicos en
tres tipos de subdivisiones en su clasificación:
Subdivisiones uniformes
Subdivisiones específicas
Subdivisionesnominativas

Los niveles de clasificación
El primer nivel: las categorías
Las categorías que distinguimos dentro de los documentos
administrativos son dos: los documentos de gestión, comunes
a todas las administraciones públicas y también a la Universidad;
y los documentos de explotación, que son los documentos
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que corresponden a las funciones específicas de la Universidad
(gestiónde los recursos académicos, docencia, investigación).
Codificación de la estructura
A100
B100
C100
D100
F100
G100
H100
I100
J100
K100
L100
M100

ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES
REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS
GESTIÓN DE LOS BIENES...