Archivo

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Conjunto orgánico de Documentos generados por personas o entidades en el ejercicio de la actividad que les es propia los cuales son Conservados como testimonio de la actividad del organismo productor.

CLASES DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

1 DOCUMENTOS DE DECISIÓN
Contienen una declaración de voluntad de un órgano
administrativo sobre materias de sucompetencia.
* RESOLUCIONES
* ACUERDOS

2. DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN

Comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, órganos o entidades.

* COMUNICACIONES
* NOTIFICACIONES
* PUBLICACIONES
*
3. DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

Contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la
acreditación de actos, hechos oefectos.

* ACTAS
* CERTIFICADOS
* CERTIFICACIONES
* ACTO PRESUNTO

4. DOCUMENTOS DE JUICIO

Contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

* INFORMES

5. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

El instrumento por elque los ciudadanos se relacionan con la actividad de las Administraciones Públicas.

* SOLICITUDES
* DENUNCIAS
* ALEGACIONES
* RECURSOS

SELECCION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO DE GESTIÓN
Documentos administrativos
a). Correspondencia:

* C. rutinaria: Ordenación Cronológica y eliminación
* C. General: Ordenación por materias yconservación

b). Documentos y expedientes administrativos:

* Ordenación
* sistemática combinada y conservación

DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

* Publicaciones periódicas (revistas, boletines...): Ordenación por título y expurgo anual
* Libros: Ordenación por materias y expurgo anual

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Varias razones han llevado a laempresa a mejorar sus sistemas de archivos:

1. La proliferación de documentos que hace mas difícil su organización y conservación.
2. La necesidad de obtener información útil, precisa y oportuna, para garantizar el éxito enla toma de decisiones, puesto que una buena decisión requiere igualmente de una buena información.
3. El mismo desarrollo de medios electrónicos para el manejo, conservación yrecuperaciónde la información.

Lo anterior ha obligado a las empresas a establecer políticas de selección, descarte documentaly microfilmación, para lograr un eficiente manejo y conservación de la información, y a utilizarmecanismos manuales o electrónicos para garantizar una eficaz recuperación de la información
archivada.

Dando como resultado los siguientes objetivos:
1. Proporcionar unlugar seguro y permanente para conservar la información
2. Reunir y conservar los documentos relacionados con un determinado asunto.
3. Brindar servicio de consulta oportuna y eficiente. Esto es, constituirse en un centro activode información, con el fin de satisfacer necesidades de los usuarios, bien se trate declientes internos o externos.

Correspondencia comercial ED. Norma

MANEJOAUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto,las decisiones financieras. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximorendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
En las organizaciones modernas, tanto públicas como privadas, la misión de las tecnologías de la información es facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. En la actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena
y se presenta la información contable. Esta...