archivo

1.5. Políticas
• El usuario solicita el servicio vía telefónica, por fax, por correo electrónico o personalmente en el Archivo.
• Si la solicitud es un documento custodiado en el Archivo, el usuario deberá registrarse en el control de usuarios, en la recepción.
• Un profesional en Archivística se encarga de atender la consulta, buscar la información en los inventarios y de facilitar el o losdocumentos solicitados, para su consulta en la sala correspondiente.
• El usuario debe llenar el vale de consulta y préstamo.
• Dependiendo del volumen de la documentación, al usuario se le prestarán los documentos por el plazo que autorice la jefatura.
• A los estudiantes y particulares se les prestarán los documentos únicamente para consultarlos en las instalaciones del Archivo Central.
• Losdocumentos de uso restringido solo podrán facilitarse al interesado (a) en cumplimiento del ordenamiento jurídico pertinente, con la solicitud por escrito del superior jerárquico de la unidad ejecutora productora de los documentos.
• Los recursos que se ponen a disposición de los usuarios son, entre otros: fotocopiadora, escáner, internet, correo electrónico, sitio Web.
• El servicio de lainformación se realiza con los recursos materiales y humanos con que cuenta el Sistema Institucional de Archivos.
CAPITULO 1

En este capítulo se analizan los diferentes conceptos de archivo de concentración, basados en la teoría archivística, así como las funciones que se desempeñan en dicho archivo, procesos archivísticos, políticas, los servicios que brinda el archivo y los recursos con los quedebe contar.

1.1.Definición de Archivo
Los archivos son un conjunto de documentos debidamente organizados y clasificados de un mismo asunto que una sociedad, una institución o una persona elabora durante el transcurso de sus actividades y funciones.




1.2. Definición de Archivo de Concentración
Se le denomina Archivo de Concentración a la instancia encargada del depósito de ladocumentación para su conservación precaucional. La documentación proviene de la las unidades de documentación en trámite, en las cuales la documentación se libera y su finalidad es mejorar sus funciones y tener un mejor acceso de la información que es generada en cada área, esto evita la saturación de documentos.
Para el autor Schellenberg los archivos de concentración: “Son aquellos registros decualquier institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y han sido depositados escogidos para guardarse en una institución archivística”
El autor Erick Conde dice que: “Este archivo da servicio a todas las áreas de una institución pública o privada, recibiendo de todas ellas la documentacióncorrespondiente, proporcionando servicio de préstamo y consulta. Estos archivos propiamente dichos contienen documentos de asuntos cuyo trámite ha terminado o que, su consulta por área ya es poco frecuente. La documentación debe conservarse hasta que prescriba su plazo de conservación con base a los diversos criterios que existen, para ello pueden contener documentación normativa vigente y obsoleta pero útil.También contienen documentación historia en espera del término de su vida administrativa para pasar a un repositorio histórico”

Concluyendo con las definiciones de los autores podemos decir que el Archivo de Concentración es la instancia encargada del resguardo precaucional de la documentación para su consulta y préstamo. Y que al término de su periodo debe establecerse un destino final, conuna transferencia secundaria al Archivo Histórico y para su destrucción final.

1.3. Estructura orgánica y funciones en el Archivo de Concentración.

Las unidades archivísticas para una adecuada organización, dirección, control y actividades en su documentación, requieren de un orden, para tener organizadas sus áreas de trabajo, evitando duplicidad en funciones y malos entendidos. Las...