archivo

¿Que es archivo?
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.
as funciones del archivo serán por tanto:
• Guardar, conservar y custodiar la información.
• Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
•Constituir un Centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.
1. INTRODUCCIÓN

En la maquinaria de funcionamiento de toda empresa, entran en juego multitud de documentos, tanto los que se generan como los que se reciben: informes, cartas, expedientes, documentos oficiales, documentos mercantiles, etc.).

El volumen de toda esta documentación va creciendo de formaproporcional al crecimiento de la empresa y a su grado de interrelación con su entorno exterior, por ese motivo, es preciso realizar una correcta gestión y archivado de toda la documentación cuando la empresa no precise servicios externos que le cubran este tipo de servicios.

El profesional del secretariado deberá conocer los distintos sistemas empleados, tales como los métodos estándar declasificación así como los medios técnicos y materiales que le permitan el archivado de toda la documentación que se genere en la empresa para la que presta sus servicios. No obstante, cada Organización podrá disponer de normas o sistemas específicos.

2. EL ARCHIVO, LA CONSERVACIÓN Y LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
EL ARCHIVO
Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordenasiguiendo un criterio lógico que permita su gestión de una forma eficaz.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc. Laconservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempo determinado, pasado el cual, podrán destruirse los mismos, aunque previamente a ello, se suele digitalizar y guardarlos en soportes informáticos. Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Dado el elevado número de documentos que se generan enuna empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa. La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además así, se respeta la LOPD (Ley Orgánicade Protección de Datos).



3. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:
- Atendiendo a laubicación de los archivos:
Archivo centralizado.Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto. Archivo descentralizado.La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por
ubicación.

- Atendiendo a la frecuencia de consulta:
Archivoactivo.Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.
Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.
Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos...