Archivo

Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
Instituto de Ingeniería y Tecnología
Ingeniería en Mecatrónica
El archivo
David Jesús Aguilar Venegas
Miguel Ramírez
Investigación documental
Reporte
Septiembre de 2010

1 ¿Qué es un archivo?
Es aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos públicos o privados, usualmente producidos en otro lugar y comoresultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser como dije documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo, la palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en sí.
2 ¿Cuál es la principalfunción de un archivo?
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por laentidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidadpretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

3 Documento
Se define el documento como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. De otra forma documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo desoporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

4 Los archivos se clasifican en
Según el grado o frecuencia de utilización:
•Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
•Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
•Inactivos: recoge losdocumentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
•Pasivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera.
Según el lugar de emplazamiento:•Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
•Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
•Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
•Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser deacceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Según el tipo de documentos que contienen
• Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.
• Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de lasnaciones.
• Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos.
• Archivos de la Administración. Conservan documentos relacionados con la Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.
• Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a...