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DOCUMENTOS DE ARCHIO
CONCEPTO
Un documento es información registrada producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta
de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad”.
Los componentes de un documento son: contenido (el mensaje), estructura (el uso de encabezamientos y otrosdispositivos para identificar y etiquetar partes del documento), contexto (el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y utilizado) y presentación (consiste en la combinación de los contenidos, de la estructura y, en el caso de los documentos electrónicos, también del software de presentación utilizado).

ELEMENTOS QUE LO CARACTERIZAN SON:
a.-El soporte que le confierecorporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco óptico.
b.- La información, es decir, la noticia que transmite.
c.- El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos u otro cualquiera.

La definición hasta aquí posee un sentido general, desde el punto de vista archivístico, tiene ciertos elementosdiferenciadores
• Carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.
• Génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él.
• Exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, esexclusiva.
• Interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto -la unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.
Además de las aducidas por Schellenberg desde una perspectiva organicista, el documento posee otras características definitorias ydiferenciadoras:
Autenticidad: un documento auténtico es aquel que puede probar que:
- es lo que pretende ser,
- ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y
- ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
• Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, así durantesu desarrollo, como en transacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fidedignos.
• Integridad: está completo e inalterado.
• Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

CARACTERRES INTERNO Y EXTERNO

CARACTERES EXTERNOS:
 La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información, así tenemos documentos:• Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones y los más abundantes en los archivos.
• Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores... para representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, microformas...
• Sonoros:permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos...
• Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque los primeros ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos...
• Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores: fichasperforadas, cintas magnéticas, diskettes, CD ROM...
 El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y deriva de la acción representada.
 El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte, así, por ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos,...