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Organizar los Archivos de Gestión
Tecnólogo en Administración Documental

GUÌA DE APRENDIZAJE No. 02
Organizar los Fondos Acumulados de acuerdo con la Normatividad Vigente y las Políticas Institucionales.


Diana Isabel Vega Tovar
Fanny Quiroga Ortiz
Grupo 63676

Rubén Darío Yaima
Instructor


TECNOLOGIA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
SENA REGIONAL,DISTRITO CAPITAL
Bogotá, D.C. Octubre 24 de 2012

1. Para la organización de fondos acumulados se debe conocer la estructura orgánico-funcional de la entidad sea pública y/o privada lo cual se hace necesario conocer y definir:



TIPOS DE MANUALES EN LOS FONDOS ACUMULADOS |
Manuales de Funciones | Manuales de Procesos y Procedimientos | Manuales de Gestión Documental |Los manuales de funciones presentan con la finalidad de servir de apoyo y orientación para la aplicación de procedimientos archivísticos. Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, por lo que es relevante lacreación de normativas internas en los archivos. El Manual de Organización y Funciones es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. El contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en laempresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Funcionando como guía para la asignación de responsabilidades de cada uno de los ocupantes creando una fuente y sólida estructura organizacional que puede coordinar. | El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente unarecopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento del archivo. Los manuales de procedimientos, son comparables con la constitución política de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de procedimientos reúne la normas básicas (y no tan básicas) de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento,las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización. Es la descripción de todos y cada uno de los procesos que integran la secuencia de producción, o servicio que otorga la empresa, con las actividades que le corresponden a cada puesto, en algunas empresas contiene hasta la descripción del manejo de equipo. Muy comúnmente se manejan porárea. | Es Organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno de la organización. Como parte de los documentos de este sistema, el “Manual de Gestión Documental ”Es el documento que define la estructuradocumental, las características y componentes necesarios para evidenciar la operacionalización del Sistema de Gestión Integral. El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de laaplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros. |



2. Para organizar los fondos acumulados se deben tener en cuenta los siguientes procesos técnicos los cuales usted debe investigar y explicar


a. Valoración documental.


Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde una triple perspectiva:

1. La...