Archivo

CAPITULO 1.
CONCEPTO DE ARCHIVO Y SU IMPORTANCIA
OBJETIVO: adquirir la habilidad de retención de los contenidos conceptuales a través de análisis, resolución de casos y exposición que muestren los asimilado por los alumnos de forma significativa.
CONCEPTO DE ARCHIVO
Es el proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin delocalizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de perdidas y deteriores.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guardan los documentos importantes.
EL PAPEL DEL ARCHIVISTA
Persona que tiene a su cargo un archivo. Es un empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos.
FINES DE ARCHIVO
Son los que contribuyenparte esencial de los recursos de información de un país por cuanto en la documentación que contiene, se expresa en su forma original de sus funciones.
ARCHIVAR
Sistema para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivo.
ARCHIVO SEMIACTIVO
Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuenten.
ARCHIVOSINACTIVOS
Contiene una documentación que se refiere a acciones pasadas, utilizadas raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico.

ARCHIVOS GENERALES O CONSENTRALIZADOS
Archivo localizado en un único departamento. Economía en espacio, equipamiento y personal.
ARCHIVOS DEPARTAMENTALES O DE SECCION
Cada departamento tiene su propio archivo, permite mantener laconfidencialidad de los documentos.
ARCHIVOS PERSONALES
De cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ella.
TIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA.

INTERNO
* Circular
* Informe
* Convocatorias
* Memorándum.

EXTERNO
* Carta comercial
* Escritos oficiales
* Escrito de carácter social.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL1. Creación o recibo: un número de documentos que se utilizan.
2. Archivo y protección: escoger bien el sistema que se va a usar.
3. Utilización: los documentos se guardan por un motivo principal.
4. Transferencia: a medida que los documentos se toman inactivos.
5. Eliminación: es evidente que todos los documentos que no son útiles deben destruirse.
GLOSARIO
Archivonomia:ciencia en la que se aprende el arte de archivar.
Archivar: sistema para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.
Sistema: conjunto de normas establecidas para el funcionamiento adecuado de algo.
Archivador: mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos fichero de informática o información que se almacena fueradel ordenador en disco o en casete.
Archivero o archivista: persona que tiene a su cargo el archivo.
Archivo: sitio donde se estudian o guardan documentos.
Gaveta: nombre que recibe cada uno de los cajones que conforman un archivador.
Marbete: letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.
Bloques seguidores: sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro dela gaveta.
Guía principal: indicador de primera a séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta.
Guía secundaria: auxiliar una guía principal.
Guía especial auxiliar: se utiliza después de una guía principal para sub dividir esa sección.
Guía fuera: guía con cejilla central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado.
Expediente individual: carpeta o folderque reúne de tres documentos en delante, de la misma persona.
Expediente misceláneo: carpeta o folder que contiene documentos de diferentes corresponsales (uno o dos).
CUESTIONARIO
1. ¿Cuáles son las dos grandes propiedades de la comunicación escrita?
Permanencia y constancia.

2. ¿porque se considera que la comunicación escrita puede ser un medio de prueba legal?
Que tenga el valor...