Archivo

ARCHIVO
El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad comoconsecuencia de la realización de sus actividades. Actualmente se llama archivo a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles,haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
Partes de un Archivo

Clases de un Archivo
Archivo centralizado: latotalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una sección o dpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicitapor escrito al archivo central. Ventajas:
• El archivo lo atiende profesionales especialistas.
• Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación.
• Permite el ahorro en instalaciones,equipos y materiales.
• También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.
Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósitocomún. Ventajas:
• Mayor proximidad y accesibilidad.
• Evita los trámites de petición.
Inconvenientes:
• Se repiten tareas de archivo.
• Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personalrelacionados con los diferentes archivos.
Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones.
Archivoindividual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.
Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.
Archivogeneral: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.
Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia
Archivo semiactivo: Se recogen documentos del...