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PROCEDIMIENTO PARA LA MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS, REVELADO Y CONTROL DE CALIDAD

NTC ISO 9001: 2000 VERSIÓN No. 1.0

Fecha:

Profesional especializado ELABORADO POR: Dirección Administrativa CARGO REVISADO POR: Director Administrativo Dirección Administrativa CARGO Directora Técnica de Planeación Dirección de Planeación CARGO

María Cecilia Zea NOMBRE Pedro Alejandro Franco Gómez NOMBREFIRMA

FIRMA

APROBADO POR:

Marisol Muñoz Peralta NOMBRE

FIRMA

ORIGINAL: COPIA No.

COPIA:

CONTROLADA: SELLO:

SI

NO

No. DE FOLIOS:

PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS, REVELADO Y CONTROL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0

1. OBJETIVO(S):
-Preservar la imagen por un período de tiempo indefinido. Se utiliza en caso de documentos que por su información ameritenconservación total, según Tablas de Valoración Documental y de Retención, así como el aseguramiento de calidad de este proceso, para conservar la Memoria de la Entidad.

2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la preparación de los documentos seleccionados para microfilmar y termina con la devolución de los documentos microfilmados para su ubicación topográfica en condiciones ambientalesestables; además se incluye la actividad de realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de microfilmación, revelado y control de calidad, que no es propio del procedimiento pero se tiene en cuenta para realizarlo con alguna periodicidad.

3. BASE LEGAL:
Decreto 2527 del 27 de julio de 1950. “Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y concede valorprobatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados”. Decreto 3354 de noviembre 18 de 1954. “Por el cual se modifica el decreto 2527 de 1950”. Norma Técnica Colombiana NTC 3723, NTC 4080 y Norma ISO 9878 - 2803 – 4331 y 4332

4. DEFINICIONES:
CONTROL DE CALIDAD: Las microimágenes deben tener suficiente contraste y resolución para permitir la fácil lectura, la duplicación delmicrofilm y el buen fotocopiado. Deben revisarse una por una, asegurando ser fiel reflejo del original. Su grado de reducción debe permitir para cada trabajo la perfecta visualización de imágenes. MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. MICROFILME: Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción dedocumentos. REPROGRAFIA: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, fotocopia y el microfilm. REVELADO: Práctica de pruebas normativas para verificar la mejor densidad y el mejor contraste sin que quede ningún depósito residual, conforme a las normas ISO 2803 – 4331 y 4332. PÁGINA 2 DE 9

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5. REGISTROS:
• • • • • • Inventario documental revisado. Acta inicial de microfilmación firmada. Tarjetas guías copiadas en las cintas. Acta final de microfilmación revisada y firmada. Planilla de supervisión diligenciada, indicando defectos o rollo clasificado para archivar. Informe sobre fallas técnicas.

6. ANEXOS:
• • •Acta inicial de microfilmación. (ver anexo No. 8) Acta inicial de microfilmación. (ver anexo No. 9) Planilla supervisión de rollos microfilmados, donde indica defectos. (Ver anexo No.10).

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7. MATRIZ PARA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MICROFILMACIÓN, REVELADO Y CONTROL DE CALIDAD
No
1 2EJECUTOR
Técnico y Auxiliar Administrativo. Técnico y Auxiliar Administrativo. Técnico y Auxiliar Administrativo. Técnico y Auxiliar Administrativo. Profesional especializado, Técnico y Auxiliar Administrativo. Técnico y Auxiliar Administrativo. Técnico y Auxiliar Administrativo. Técnico y Auxiliar Administrativo. Técnico y Auxiliar Administrativo. Selecciona los documentos a microfilmar....