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En la organización del trabajo presupuestal
se deben definir las actividades que se asignan a los participantes en la elaboración del presupuesto y precisar normas referentes al flujo de informa- ción, la secuencia a seguir y la coordinación, para garantizar su elaboración en el tiempo estable- cido y asegurar la intervención de los diferentes niveles organizacionales en la labor presupuestal.Esta organización del trabajo, como se señala a continuación, depende del tamaño de las opera- ciones empresariales.
En empresas pequeñas y medianas :Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad del departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las funciones siguientes: 1. Sostener reuniones con ladirección general y con las jefaturas de cada departamento, con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de la organización. 2. Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervención de los diferentes departamentos y diseñar los métodos y formatos que se aplicarán en las fases de preparación y control. 3. Difundir la técnica de laelaboración del presupuesto en los niveles operativo y administrativo y capacitar en el adecuado diligenciamiento de la información de las cédulas presupuestarias, como campos que ameritan la preparación del manual de presupuestos. 4. Armar el presupuesto con las estimaciones elaboradas por las áreas y que se transcriben en las cédulas presupuestarias. 5. Preparar informes a la dirección sobrelas tendencias de ventas y costos, los niveles de in- ventarios, la situación de tesorería y el análisis pormenorizado de los estados financieros que desempeñarán un papel protagónico en los pronósticos. 6. Presentar informes periódicos que permitan comparar los resultados previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los correctivos pertinentes.
En empresas grandes:Cuando la empresa tiene una estructura organizacional compleja, maneja operaciones comercia- les de grandes proporciones nacional y/o internacionalmente, y posee capacidad económica, lo adecuado es conformar un comité de presupuestos que asuma las siguientes funciones1: 1. Recibir los presupuestos parciales de cada departamento presentados por el director de presu- puesto, analizarlos y plantearlas observaciones necesarias. 2. Aprobar el presupuesto general de la empresa. 3. Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general, una vez se inicien las operaciones que los generaron.
1. Lang, Teodoro. Manual del contador de costos.
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4. Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y suejecución. En estas em- presas, el liderazgo del quehacer presupuestal recae en un director de presupuestos, entre cuyas responsabilidades se encuentran: • Preparar el manual de presupuestos con claras instrucciones sobre cómo elaborar los presupuestos. • Reunir la información de las diferentes gerencias, divisiones o departamentos, organizarla, analizarla o someterla a consideración del comité. •Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los cambios aprobados por el comité. • Conseguir datos financieros que auspicien el análisis del comportamiento presupuestal de la empresa en todos los campos. • Recibir los datos estimados de las jefaturas y transcribirlos a los niveles organizacionales cuyos presupuestos dependen de ellos. • Reunir los presupuestos funcionales y, conbase en la información financiera vigente, pre- parar estados financieros con base en los pronósticos de las gerencias, divisiones o depar- tamentos. • Preparar los análisis especiales de la ejecución presupuestal que requieran la gerencia gene- ral, el comité o las jefaturas funcionales.
Etapas de la preparación del presupuesto Bien sea en el caso en que la empresa ya tenga implantado el...