Archivologia

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PUBLICA CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1°.- Los presentes lineamientos son de orden general y obligatorio para los sujetos obligados oficiales en relación a la administración, conservación y preservación de sus archivos. ARTICULO 2°.- Dichos lineamientos tienen por objeto establecer criterios generales en materia degeneración de datos, registros y archivos así como su conservación, clasificación archivística y consulta que permita una pronta localización y seguridad de la información pública requerida. ARTICULO 3°.- Para los efectos de los presentes lineamientos, además de las definiciones contenidas en los artículos 3° de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora y las descritas por laLey que Regula los Documentos Administrativos e Históricos del Estado de Sonora, el Reglamento Interior de la Coordinación del Sistema Estatal de Archivos Públicos y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, se entenderá como: I.- Archivo: Conjunto orgánico de documentos, en cualquiersoporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales; II.- Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados oficiales y que permanecen en él hasta su destino final; III.- Archivos generales: Expresión genérica parareferirnos a los archivos que concentran la documentación generada y recibida por las dependencias y entidades públicas, y son: el Archivo General del Estado, el Archivo General del Congreso del Estado, el Archivo General del Poder Judicial del Estado, los archivos generales de las entidades de la 1

administración pública paraestatal y los archivos generales de los ayuntamientos del Estado y susentidades; IV.- Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa; V.- Archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional; VI.- Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescritoen sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos; VII.- Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final; VIII.- Clasificación archivística: Proceso de identificación yagrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad, sin que esta clasificación en materia de archivo corresponda a la clasificación de la información restringida; IX.- Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo;X.- Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad; XI.- Depuración: Es la eliminación física de documentos, los cuales ya cumplieron su función y plazos determinados en el cuadro general de clasificación, deben estar acompañados del criterio de eliminación y este a suvez asentarse en un acta;

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XII.- Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico; XIII.- Digitalización: Es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner; XIV.- Documentación activa: Aquélla...