Archivonomia

Sistema de Archivo y
Manejo de Correspondencia

Un hombre inteligente fabricará más
oportunidades de las que encuentre.
Francis Bacón

INTRODUCCIÓN
En virtud de que el archivo constituye la memoria de la
organización, ya que es además de una fuente de
información una concentración de documentos para
ayudar a:
 La toma de decisiones efectivas
 Analizar la trayectoria de la empresa Comprobar decisiones ya tomadas
 Llevar en forma ordenada una red de comunicaciones

Es necesario
reflexionar …

sobre la forma en que
actualmente se está
operando el mismo,
con el objeto de
establecer un
compromiso personal
para lograr tener un
archivo de calidad,
acorde a los objetivos
de la empresa.

Objetivo General
Los participantes identificarán la importancia de
lafunción del archivo así como las
características de los diferentes sistemas, con
el fin de seleccionar el método adecuado para
optimizar el manejo, control, y conservación
de la documentación que está bajo su
responsabilidad.

Objetivos Específicos
Adquirirá estrategias que le permitan archivar
en forma rápida, guardar documentos
importantes eficientemente y tener la
informaciónordenada.
Identificará sus áreas de oportunidad en el
manejo y control de su archivo.
Optimizará los diferentes recursos a su alcance
para el beneficio de sus sistemas de archivo
físico y electrónico.

¿Qué es la Archivonomía?
Archivonomía es la ciencia que nace de la
Archivística, Archivología , la Administración
General y la Administración de Archivos.
Esta se rige por:
Un conceptoEl repositorio
donde se guardan
los documentos
importantes

Un nomos ó nomía
Conjunto de
leyes o normas

Etimológicamente…
La palabra archivonomía proviene de la raíz
latina archivum , disciplina que estudia los
archivos en todos sus aspectos.

¿De dónde surge?
Dándole un
contexto
dinámico,
sistemático y
visionario

De la necesidad de
ordenar, conservar y
conocer lo que seguarda

No están los
expedientes a
la mano
cuando se
necesitan

Los ubican en
la carpeta de
pendientes por
archivar

Los
documentos
se acumulan

Ocasiona un
Problema

¿Qué pasa cuando NO se cumple el
objetivo secretarial, en relación a la
archivonomía?

La Archivonomía cumple con …
una nueva expectativa

La Administración Total de los Archivos
Es el análisis yestudio que engloba:

Planeación
Organización
Integración
Ejecución
Control
La ciencia de los archivos que estudia su comportamiento y las
leyes que lo rigen, desde un punto de vista Administrativo y Social

La Cualidad Archivonomía…
indica que los materiales de archivo pueden tener:
Diferentes
formas

Provenir
de varias
fuentes

Conservarse
en distintos
lugares

Loselementos esenciales a está cualidad son:
1. Razones por las que se han producido
o acumulado los materiales.
2. La importancia del material que se
conserva para ser archivado.
3. El hecho de una custodia invulnerable.

Conceptos, Equipo y Mobiliario
El archivista alemán Brenneck manifestó que los archivos se
conservan “como evidencias del pasado”, y, desde luego,
para usarse en lasinvestigaciones.
Los archivos se conservan para que los usen otras gentes
además de quienes los crearon, y que las decisiones
conscientes que se tomen sobre ellos deberán hacerse en
cuanto al valor o importancia de su empleo.
Los archivistas guardan los documentos para su propia
información o para su propia referencia.

Los expedientes son
documentos relacionados
con un mismo asunto y
contenidosen un fólder o
carpeta membretada.

El documento es el principal
elemento para el archivo,
porque contiene la
información que se requerirá
en otro tiempo y espacio.
Puede organizarse en la
misma institución o llegar a
través de correspondencia.

Los CD´s son discos donde
se almacena información;
en algunos casos puede
grabarse varias veces.

El archivero es el mueble donde se...