Archivonomia

Algunas empresas fracasan debido a que no reconocen la importancia de una buena organización de sus documentos. Por otro lado, gran parte del éxito de muchas empresas se debe al hecho de que pudieron tomar fácil y rápidamente decisiones comerciales vitales, porque localizaron y utilizaron inmediatamente la información requerida.
Imagínense que un ejecutivo ocupado está hablando por teléfono ysúbitamente necesita información acerca de una propuesta puesta de contrato enviada unos días antes por correo.
El recuerda que la propuesta era aproximadamente por un millón de pesos, pero su copia de la carta ha sido archivada; por lo tanto pide a su ayudante que busque la carta con la cotización mientras continua la conversación telefónica. ¿Qué sucedería si no se encontrara la carta la carta atiempo para utilizarla durante dicha conversación? ´´por falta de una carta se perdió un contrato ´´
Las organizaciones de todo tipo necesitan guardar documentos para consultarlos en el futuro. Son documentos relacionados con aspectos importantes de los productos, datos estadísticos, información acerca de los empleados y clientes, daros en relación con los proveedores, y otras muchasinformaciones adicionales, que deben estar disponibles rápidamente por medio de procedimientos sistemáticos de archivo. Por ello estos documentos deben ser conservados en lugares seguros y accesibles.
Guardar documentos para evitar que se pierdan es una parte vital del procedimiento de archivar. En algunos casos los documentos pueden exigir protección especial contra incendio; en otros, contra lascondiciones y situaciones del clima: inundaciones, terremoto, calor, frio, etc.
Los documentos que vale la pena conservar deben ser protegidos contra el riesgo de que se extravíen, así evita a la empresa perdidas por muchos miles de pesos, así como el tiempo que se pierde buscando documentos.
Las actividades y el equipo de archivo son costosos. Es preciso un buen criterio para escoger los documentosque se van a conservar y deben ser esenciales para el eficiente funcionamiento de la empresa. Los materiales que deben ser guardados en los archivos provienen de dos fuentes:

1. Aquellos que se originan fuera de la empresa (documentos externos) como cartas recibidas, informes, contratos, catálogos, balances y facturas, los cuales generalmente eran recibidos en original.
2. Los que seoriginan dentro de la empresa ( documentos internos) como copias de cartas enviadas, informes, contratos, facturas, los cuales serán copiados al carbón, o fotocopiados de originales.
Actividades de un archivista Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, ellos influyen de alguna forma en las actividades de cada empleado. Los que trabajan en oficinas están especialmenteinteresados en los sistemas de archivo que les permita encontrar los documentos con rapidez y utilizarlos.
Un empleado sin un conocimiento básico del sistema de archivo estaría en desventaja. A menudo se es responsable de la tarea del mantenimiento de los archivos personales del jefe.
En empresas pequeñas se le puede pedir que establezca un sistema de archivo o reorganizar uno ya existente ningúnempleado debe considerar que su entrenamiento ha terminado sin un conocimiento completo de los procedimientos y técnicas de archivar, así como del manejo y control de documentos.
Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crecen las empresas, sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y exigentes. A menudo los documentos se concentrancentralizados, especialmente en las compañías muy grandes, debido a que la centralización elimina la necesidad de duplicar documentos para mantenerlos en archivos separados. Los departamentos que necesiten documentos para consultarlos pueden obtenerlos de manera más fácil en estos archivos centrales. El empleado especializado en archivo se ha convertido en una persona importante en relación con el...