Archivonomia

ARCHIVONOMIA
DEFINICIONES
Archivonomia: se relaciona con la administración de archivos, en el proceso continuo de proyectarlos, organizarlos y controlarlos.
Archivo: conjunto de documentos debidamente clasificados y registrados para su fácil consulta.
* Mueble para conservar con seguridad los documentos.
* Oficina o local en donde se realizan labores relacionadas con la clasificación,registro y conservación de los documentos.
Archivar: es el acto de clasificar, registrar, guardar y conservar ordenadamente los archivos.
Archivero: mueble seccional donde se conservan los archivos.
Archivista: término generalizado para distinguir a la persona que lleva a cabo labores de archivo, o a quien, como técnico del mismo, se responsabiliza de dichas labores.
Documentos: son laspiezas o escritos que sirven para comprobar un hecho de carácter personal, social, negocios, etc.
Documentación: conjunto de documentos generalmente relacionados entre si, la cual se emplean en la terminación de los asuntos.
Clasificar: hacer grupos iguales o semejantes de material, de artículos, documentos, etc. El proceso de clasificar se realiza por diferentes métodos, y puede considerarse que esuna de las labores mas importantes en el archivo.
Registrar: anotar en hojas o en tarjetas, los datos que precisan conservar para facilitar la consulta en los archivos.
Expediente: conjunto de documentos que se refieren a un mismo asunto, guardados cronológicamente, dentro de una tarjeta.
DIVISIÓN DE ARCHIVOS
1.- Por la forma en que se organizan.
* Archivos centrales: son los quecontienen toda la documentación de la empresa; es decir, que existe una oficina o departamento desde el cual se da el servicio de archivo a todas las demás dependencias.
* Archivos locales: se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa; asi, los documentos que contienen tratan exclusivamente asuntos del departamento en cuestión.
2.- Por los asuntos que tratan.
* archivos detramitación: los que contienen documentos cuyo asunto está en proceso, por tanto su consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo.
* Asuntos generales o definitivos: los que contienen documentos concluidos en su tramitación.
3.- Por la documentación que contiene.
* Archivos oficiales: se forman con documentos de instituciones públicas o gubernamentales.
* Archivos especiales: contienendocumentos de instituciones privadas o empresas mercantiles.
* Archivos particulares: contienen documentos personales y de familias.
4.- Por su destino.
* Archivos públicos: los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran, si llenan ciertos requisitos.
* Archivos privados o limitados: los que pueden consultar únicamente funcionarios o empleados de la institución a lacual pertenecen.
* Archivos secretos: los que por la naturaleza de la documentación que contienen, solo pueden consultar los dueños de los mismos o funcionarios designados para el efecto.
5.- Por el método que se emplea en su manejo.
* archivos de método directo: aquellos en donde se pueden acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos para suconsulta.
* Archivos de método indirecto: los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catálogos o índices.

INTEGRACIÓN DE ARCHIVOS
El archivo está formado por cuatro elementos principales cuya función tienen mucha importancia para lograr su objetivo que es proporcionar, en cualquier momento la información que se requiera. Tales elementos básicos son:
* Local
*Mobiliario y equipo
* Documentación
* Personal
1.- Local: es importante considerar que el local destinado a oficina de archivo debe tener una capacidad de acuerdo con el volumen de la documentación que vaya a contener. El local debe contar con una buena orientación, ventilación y con una adecuada luz, ya sea natural o artificial, según el tipo de mobiliario que se utilice. Además el local...