Archivonomia

Terminología
Archivonomia: Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeacion, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos.
La planeacion: La constituyen las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales; la organización representada por los programas de trabajo y los procedimientos por los programas deejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica, de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente; la integración que con apoyo en lo anterior, pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento; la Ejecución, o sea la aplicación de los sistemas y de los métodos dearchivo guiados por una serie de normas generales, o particulares, que hacen del archivo un todo orgánico con amplia capacidad de clasificar, ordenar, conservar y manejar los documentos y finalmente, el control como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecución.
Es de advertir que el termino de Archivonomia, como expresión de laorganización y administración de los archivos, es neologismo formado (a semejanza de la voz Biblioteconomía) con la palabra archivo, existen en todas las lenguas, y nomé (gr) que significa regla, para.
Archivo (Del latín Archivum): m. “Lugar o paraje en que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos. Lugar secreto y reservado, deposito de cosas de cierta importancia ocuriosidad”. (Dirección enciclopédica hispano-americano).
En tal definición se juntan los tres siguientes conceptos sobre Archivo:
a. Conjunto de documentos
b. Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta. Esto es, propiamente, lo que debe ser un archivo ya que establece el requisito de orden y apunta su finalidad, la consulta.
c. Lugar destinado a contener losdocumentos, se llama también por extensión.
Archivar: La acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y métodos.
Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los Archivos.
Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo yconservación.







División de los archivos

Los archivos se dividen y subdividen:
1. Por su organización:
a. Archivos centrales
b. Archivos locales
Los Archivos centrales: Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir, existe un soloarchivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada par la tramitación hecha por las diversas dependencias.
Los Archivos locales: Es la más amplia, económica y eficaz formación documentaria. Los archivos Locales son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia se forman tantosexpedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.
2. Por sus asuntos
a. Archivos generales
b. Archivos parciales
Los Archivos generales: Contienen todo genero de asuntos de la institución; corresponden a una organización centralizada, o bien aunidad de concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus Archivos Locales en proceso de información.
Los Archivos parciales: Están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.
3. Por la documentación que contienen:
a. Archivos oficiales
b. Archivos especiales...