Archivonomía

*ARCHIVONOMIA: Tiene que ver con la administración de archivos. Es el proceso continuo de proyectarlos, organizarlos y controlarlos.
*ARCHIVO: Las acepciones más comunes de esta palabra son:
a) Conjunto de documentos debidamente clasificados y registrados para su fácil consulta.
b) Mueble para conservar con seguridad los documentos
c) Oficina local en donde se realizan labores relacionadascon la clasificación, registro, guarda y conservación de los documentos.
*ARCHIVAR: Acto de clasificar, registrar, guardar y conservar ordenadamente los archivos.
*ARCHIVERO: Puede ser la Persona que se encarga de las labores del archivo, o bien mueble seccional donde se conservan algunos archivos.
*ARCHIVISTA: Persona que lleva a cabo las labores del archivo, o quien. Como técnico del mismo,se responsabiliza de dichas labores.
*DOCUMENTOS: Escritos que sirven para comprobar un hecho de carácter personal, social, de negocios, oficial etc.
*DOCUMENTACION: Conjunto de documentos, generalmente relacionados entre sí, los cuales se emplean en la transición de los asuntos.
*CLASIFICAR: Hacer grupos iguales o semejantes. El proceso de clasificar se realiza por diferentes métodos, Y puedeconsiderarse que es una de las labores más importantes del archivo.
*REGISTRAR: Anotar en hojas o en tarjetas los datos que se precisa conservar para facilitar la consulta en los archivos.
*EXPEDIENTE: Conjunto de documentos que se refieren a un mismo asunto y se guardan cronológicamente dentro de una carpeta.
El archivo es un todo formado por cuatro elementos principales, cuya funciónespecífica tiene como objetivo proporcionar la información requerida. Sus elementos básicos son:
1. Local
2. Mobiliario & Equipo
3. Documentación
4. Personal
*LOCAL: El local destinado a oficina de archivo debe tener una capacidad de acuerdo con el volumen de la documentación que va a contener. Debe contar con buena Orientación, ventilación adecuada y suficiente luz natural o artificial, Ademásdebe proteger al archivo de los peligros que ofrecen sus enemigos: fuego, humedad, polvo y a veces la luz, cuando los rayos solares afecten directamente su contenido.
*MOBILIARIO Y EQUIPO: Su importancia radica en dos objetivos:
-Proteger los documentos de sus principales enemigos y conservarlos
- Facilitar el manejo de la documentación.
Entre los diversos tipos de muebles, consideramosprincipalmente los siguientes:
*Muebles seccionales verticales o archiveros.
*Cajas o secciones de transferencia.
*Cajas clasificadoras de tarjetas o tarjeteros.
*Estantes
*Muebles para registros de sistema horizontal visible (kárdex).
*Muebles y accesorios diversos

=CARACTERISTICAS DE LOS MUEBLES=

>Muebles seccionales verticales o archiveros
-Se componen de 2,3 o 4 gavetas o secciones.
-Seprefieren los de metal, para que cumplan eficazmente la función de proteger y conservar los documentos
-Se utilizan para conservar la documentación que está en trámite.
>Cajas o secciones de transferencia.
-Se utilizan para conservar los expedientes de asuntos terminados.
-Son de cartón o metálicas, las de metal tienen mayor resistencia y protegen mejor la documentación.
-Se conservan en laoficina del archivo general, Se consultan con poca frecuencia.
-Se adquieren por unidades que se van ensamblando.
>Cajas clasificadoras de tarjetas o tarjeteros.
-Se conservan los catálogos o índices del archivo.
-Su fabricación es muy semejante a las transferencias porque puede adquirirse desde una caja y, si es necesario, se van ajustando otras.
-Son metálicas o de madera.

>Estantes.-Son estructuras metálicas que se destinan para conservar los paquetes, os libros y alguna otra documentación que no es fácil guardar en gavetas. Las oficinas deben contar con varios estantes.
>Muebles para registros de sistema horizontal visible (kárdex)
-Estos muebles son de gran utilidad para registrar datos en tarjetas. Tienen charolas dentro de las cueles hay bolsas para colocar dichas...